美特斯邦威行政工作流程手冊
來源：
聯(lián)商網(wǎng)
2006-02-08 16:20
具體工作流程
一、執(zhí)行公司證照申辦流程
成立公司或申請辦理分支機構(gòu)，先準備辦理營業(yè)執(zhí)照相關資料，然后到工商局領取營業(yè)執(zhí)照登記申請表；營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構(gòu)代碼證；組織機構(gòu)代碼證辦理完畢后，準備相關資料辦理稅務登記證。
二、執(zhí)行公司證照印鑒管理
對于公司的各種印鑒及證照，應進行妥善保管，并對其歸檔編號管理。證照借閱時要嚴格按照相關借閱程序進行審批、登記，特別是公章的外出借用、加蓋，更應該按照公司的有關規(guī)定來執(zhí)行，以免出現(xiàn)不良事件。
三、執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理
月末行政部要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)經(jīng)理審批后，及時保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，帳物相符。
四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理
對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月25日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動\增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。
五、執(zhí)行各部門及店鋪基礎設備、設施維修管理
行政部負責根據(jù)維修要求安排電工或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；電工負責對日常維修的材料進行申購及采購，保證質(zhì)量；各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認。
六、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理
根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。
七、文件資料收發(fā)、復印、傳真、打印管理
各類文件資料收發(fā)、復印、傳真、打印均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類價格通知、重要信息應在公司領導審閱后及時傳遞給相關部門。
八、執(zhí)行各種費用的支付
按時申請、交納公司各項費用，例如：店鋪租金、員工房屋租金、水電費、車輛養(yǎng)路費、車船稅、工商管理費等。并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。
九、執(zhí)行對外關系建立維護
建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關鍵，行政部門肩負著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對外關系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實際情況，建立新的公共關系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關系維護情況及時向領導匯報，以便作出符合公司利益的調(diào)整。
十、執(zhí)行處理突發(fā)事件
公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，行政部門在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。
十一、后勤服務保障
行政部門要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對食堂、宿舍、車輛的管理，為員工提供較為良好的生活、住宿環(huán)境，在符合經(jīng)費開支規(guī)定的情況下使大家基本滿意。要經(jīng)常檢查食堂收支情況，收集員工建議，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。
安全工作是企業(yè)的一項重要工作，行政部門是安全工作的主要執(zhí)行部門。日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程，要真正做到天天講安全、處處抓安全，人人有安全、保密意識，只有安全保密工作做到位了，才能保證公司的正常工作秩序和正常的經(jīng)營活動。要充分明確重點保衛(wèi)位置，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制，簽定安全責任制，規(guī)劃安全教育、培訓計劃并認真加以實施。
十二、日常事務處理
行政部門的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理。總體來講，行政部門屬于服務保障部門，是為其他部門包括店鋪服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經(jīng)營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。
十三、執(zhí)行上級交辦事務
優(yōu)先完成領導交辦各類事務，規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領導匯報。
發(fā)表評論
登錄 | 注冊