會(huì)議管理制度

文件所屬部門(mén)：行政總經(jīng)辦

文件相關(guān)部門(mén)：所有部門(mén)

一、目的

為規(guī)范公司各項(xiàng)會(huì)議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會(huì)議管理模式，減少會(huì)議數(shù)量、縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。

二、適用范圍

********商貿(mào)有限公司（下簡(jiǎn)稱“公司”）；

三、職責(zé)

1行政總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會(huì)議管理，所有重要會(huì)議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行政總經(jīng)辦登記備案。

2會(huì)務(wù)工作主要由行政總經(jīng)辦承辦；其他部門(mén)主辦或召集的會(huì)議，行政總經(jīng)辦應(yīng)予協(xié)助。

3除其他部門(mén)主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政總經(jīng)辦整理、分發(fā)、立卷、存檔。

四、會(huì)議分類

1、公司級(jí)定期會(huì)議：

1．1公司年會(huì)：由公司總經(jīng)理召開(kāi)公司的所有部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員參與的關(guān)于公司一年工作總結(jié)及下一年公司整體安排的會(huì)議；召開(kāi)時(shí)間由總經(jīng)理確定，原則上在每年1月召開(kāi)；

1.2公司月會(huì)：由公司總經(jīng)理召開(kāi)的所有部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員參與的關(guān)于公司下月整體工作部署的會(huì)議；

1.3公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議：由公司總經(jīng)理召開(kāi)的所有部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的關(guān)于公司上月經(jīng)營(yíng)管理的總結(jié)會(huì)議；

1.4公司周會(huì)：由公司總經(jīng)理召開(kāi)的所有部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員參加的關(guān)于公司一周工作部署的會(huì)議；

1.5營(yíng)采聯(lián)席會(huì)議：由公司總經(jīng)理召開(kāi)的采購(gòu)、營(yíng)運(yùn)及后勤分管副總參與關(guān)于公司的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議；

2、專題會(huì)議：由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理召開(kāi)的關(guān)系到某項(xiàng)業(yè)務(wù)的重大決策或公司的重大決策的會(huì)議，參與人員根據(jù)會(huì)議需要由發(fā)起人確定；

3、部門(mén)工作會(huì)議：各部門(mén)召開(kāi)的工作例會(huì)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人決定召開(kāi)并負(fù)責(zé)組織。

4、各類培訓(xùn)課程：由公司或相關(guān)部門(mén)組織的各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)課程。

五、會(huì)議安排

1、例會(huì)安排

為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù)，全公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和匯報(bào)程序來(lái)組織召開(kāi)。例行會(huì)議安排如下：

1.1公司年會(huì)

會(huì)議組織：總經(jīng)辦

會(huì)議主持：總經(jīng)理

會(huì)議時(shí)間：每年1月

會(huì)議地點(diǎn)：由總經(jīng)理確定

會(huì)議要求：

（1）    各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)上一年度的工作進(jìn)行總結(jié)并在會(huì)議召開(kāi)前一個(gè)星期提交年度總結(jié)

（2）    根據(jù)總經(jīng)理要求各部門(mén)根據(jù)公司下一年度的整體計(jì)劃制定下一年度的部門(mén)工作

（3）    其它具體細(xì)節(jié)要求按總經(jīng)辦會(huì)議通知執(zhí)行

   1.2公司月會(huì)

     會(huì)議組織：總經(jīng)辦

     會(huì)議主持：總經(jīng)理

     會(huì)議時(shí)間：每月28日，如遇節(jié)假日或特殊情況由總經(jīng)辦提前通知具體時(shí)間

     會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

     會(huì)議要求：

（1）   總經(jīng)辦提前將總經(jīng)理布置的下月公司整體工作安排在每月25日發(fā)至各部門(mén)；

（2）   各部門(mén)在26日下班前將部門(mén)下月工作計(jì)劃提交至總經(jīng)辦匯總后交總經(jīng)理審核；若未通過(guò)重新做計(jì)劃直到通過(guò)為止

1.3公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)

會(huì)議組織：總經(jīng)辦

     會(huì)議主持：總經(jīng)理

     會(huì)議時(shí)間：上月財(cái)務(wù)報(bào)表出臺(tái)后的第三個(gè)工作日

     會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

     會(huì)議要求：

（1）   各部門(mén)總結(jié)上月工作指標(biāo)完成情況并整改劃；

（2）   副總做上月工作指標(biāo)完成總結(jié)并做整改計(jì)劃；

（3）   總經(jīng)理對(duì)未達(dá)成指標(biāo)的部門(mén)進(jìn)行質(zhì)詢并給出處理意見(jiàn)；

1.4公司周會(huì)

會(huì)議組織：總經(jīng)辦

     會(huì)議主持：總經(jīng)理

     會(huì)議時(shí)間：每星期一上午8：40

     會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

     會(huì)議要求：

（1）   各部門(mén)總結(jié)上周工作完成情況并做本周重點(diǎn)工作計(jì)劃；

（2）   公司副總做營(yíng)采聯(lián)席會(huì)議內(nèi)容通報(bào)和工作要求；

（3）   總經(jīng)理對(duì)上周未完成工作的部門(mén)進(jìn)行質(zhì)詢；

   1.5營(yíng)采聯(lián)席會(huì)議

會(huì)議組織：總經(jīng)辦

     會(huì)議主持：總經(jīng)理

     會(huì)議時(shí)間：每星期六下午13：30

     會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室

     會(huì)議要求：

（1）   各相關(guān)部門(mén)做一周問(wèn)題闡述并給出解決建議辦法；

（2）   各部門(mén)討論商議問(wèn)題解決方案并達(dá)成一致；

         （3）總經(jīng)理做業(yè)務(wù)決策；

1.6公司例行會(huì)議決策的貫徹執(zhí)行

  例會(huì)的記錄：總經(jīng)辦

  例會(huì)決議的傳達(dá)：總經(jīng)辦

  例會(huì)決議的跟蹤執(zhí)行：總經(jīng)辦

2、各專題會(huì)議

相關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開(kāi)。會(huì)議的內(nèi)容主要是針對(duì)運(yùn)營(yíng)管理、聯(lián)營(yíng)工作、企劃工作、人事管理工作、財(cái)務(wù)管理及合約事宜等專項(xiàng)工作進(jìn)行討論、布署和總結(jié)；會(huì)議決議由會(huì)議主持人簽署后生效執(zhí)行；會(huì)議決議總經(jīng)辦備案；跟蹤由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)。

3、其它會(huì)議安排

凡涉及到多個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議或由于階段工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)議召集部門(mén)應(yīng)提前至少半個(gè)工作日通知到相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，報(bào)行政總經(jīng)辦，由行政總經(jīng)辦進(jìn)行會(huì)議室安排和協(xié)調(diào)；

4、凡公司已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會(huì)議，組織部門(mén)應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)請(qǐng)行政總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃，未經(jīng)行政總經(jīng)辦調(diào)整的，任何人（部門(mén)）不得隨意調(diào)整正常會(huì)議計(jì)劃。

5、各部門(mén)工作例會(huì)必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門(mén)小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。

6、會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，原則上不可請(qǐng)假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請(qǐng)假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會(huì)后應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。

六、會(huì)議的準(zhǔn)備

1、公司有專項(xiàng)主題的會(huì)議或需有投影設(shè)備演示說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)由財(cái)務(wù)信息辦提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；

2、上級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)、座談性質(zhì)會(huì)議及團(tuán)體會(huì)等會(huì)議，行政總經(jīng)辦應(yīng)準(zhǔn)備果品和鮮花；

3、根據(jù)會(huì)議規(guī)模需使用音響設(shè)備的，由財(cái)務(wù)信息辦提前做好音響調(diào)試安排；

4、特別重大會(huì)議，應(yīng)由行政總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：

4.1會(huì)議議程安排（應(yīng)提前報(bào)交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會(huì)者）；

4.2會(huì)議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場(chǎng)前登記分發(fā)）；

4.3會(huì)議場(chǎng)所布置；

4.4會(huì)議服務(wù)人員的安排；

4. 5會(huì)議簽到；

4. 6會(huì)后事項(xiàng)安排。

4.7會(huì)議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門(mén)做好拍照、攝像工作。

七、其他規(guī)定：

1、應(yīng)明確公司會(huì)議的目的，公司會(huì)議的目的是解決問(wèn)題提高效率，因此會(huì)議應(yīng)明確主題，不開(kāi)無(wú)邊際的會(huì)議，除開(kāi)放式討論會(huì)議外原則上會(huì)議不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)；

2、會(huì)前，由行政總經(jīng)辦負(fù)責(zé)通知與會(huì)人員，明確會(huì)議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料；

3、與會(huì)者的發(fā)言要言簡(jiǎn)意駭，一般發(fā)言不可過(guò)長(zhǎng)，會(huì)議組織者或主持人在開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)予以明示；

4、重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，與會(huì)者不得提前透露會(huì)議內(nèi)容；

5、與會(huì)人員必須用正式的會(huì)議記錄本做詳細(xì)的會(huì)議記錄，以便于會(huì)后向部門(mén)員工準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)；

6．公司會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由行政總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會(huì)人員，必要時(shí)，分發(fā)給相關(guān)部門(mén)；其它會(huì)議由召集部門(mén)責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號(hào)存檔；

7、會(huì)議結(jié)束后行政總經(jīng)辦或其它會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)將問(wèn)題進(jìn)行匯總、分類，并將會(huì)議中對(duì)各部門(mén)工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)。在下一次例會(huì)前各部門(mén)將完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

八、會(huì)議紀(jì)律

1、任何人員不得無(wú)故缺席會(huì)議，如確實(shí)有緊急情況，須提前請(qǐng)假（中層干部以上人員請(qǐng)假需總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它人員需向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假），否則視為缺席。

2、與會(huì)人員不得因任何理由遲到（提前請(qǐng)假獲批者除外）。

3、召開(kāi)會(huì)議期間，與會(huì)人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成振動(dòng)狀態(tài)，不準(zhǔn)接聽(tīng)電話，如有重要電話應(yīng)向會(huì)議組織者請(qǐng)假獲許后離場(chǎng)接聽(tīng)，以免影響會(huì)議效果，否則給予10元/次處罰；

4、與會(huì)人員在開(kāi)會(huì)期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出，應(yīng)按會(huì)議主持人要求次序發(fā)言，不可打斷別人發(fā)言，如有急需說(shuō)明事項(xiàng)，應(yīng)向會(huì)議組織者示意獲準(zhǔn)后發(fā)言。

九、附件：

1、會(huì)議簽到表

2、會(huì)議記錄表

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