對(duì)大部分小型以及中型零售企業(yè)來說，每天營(yíng)業(yè)結(jié)束時(shí)與銀行報(bào)表核對(duì)門店支付記錄是一件重要的“日常雜事”。而當(dāng)門店分布在不同地區(qū)，由不同銀行服務(wù)時(shí)，就更難應(yīng)付了。因?yàn)榱闶凵瘫仨殢亩嗉毅y行拿到資料，人工核對(duì)POS記錄。
這是一個(gè)需要相當(dāng)人力的過程——有時(shí)一天都完不成——雖然許多大型零售連鎖都以自動(dòng)化方式處理，但是安裝自動(dòng)程序的成本卻是小商家難以承受的。
不過，市場(chǎng)上出現(xiàn)了最新的產(chǎn)品和服務(wù)，小商家也能自動(dòng)化的處理每天的對(duì)帳程序了。
Northern Tool + Equipment采用達(dá)拉斯州Trintech Group研發(fā)的ReconNet ASP軟件來平衡旗下53間門店的財(cái)務(wù)記錄、以及郵購(gòu)和網(wǎng)上向小承包商和DIY一族銷售的工具業(yè)務(wù)。
采用Trintech系統(tǒng)前，Northern Tool是以人工方式核對(duì)現(xiàn)金、支票的。但隨著業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，公司面臨著增加人手的問題。但是他們沒有這么做，而是將對(duì)帳工作外包給了Trintech。
“現(xiàn)在只需輕輕一按，就能對(duì)比每天的記錄了，”操控員Lynn Bemis說。“我們有17家銀行的報(bào)表，但我們都把它們發(fā)送給Trintech，他們搞定一切。”
于是，以往每天需要六個(gè)小時(shí)才能做完的事現(xiàn)在半個(gè)小時(shí)就完成了，節(jié)約的人力還能專心做點(diǎn)其它事。每天核對(duì)財(cái)務(wù)信息，企業(yè)就能立刻發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺、調(diào)查問題是由于偷竊還是失誤造成的。
最初，Northern Tool考慮過自己購(gòu)買對(duì)帳軟件，內(nèi)部處理對(duì)帳，但最后還是選擇外包這種形式。“我們的IT資源非常有限，把業(yè)務(wù)外包出去后，IT員工就能把時(shí)間花在其它方案上，”Bemis說。
與他們相反的是，佛州的Colonial Foods公司選擇購(gòu)買ReconNet授權(quán)軟件，在公司自己的硬件平臺(tái)上運(yùn)作程序。
Colonial Foods以前把所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)外包，但手中握有必勝客特許經(jīng)營(yíng)權(quán)、門店超過100家的他們最終決定購(gòu)進(jìn)軟件。
一開始，店內(nèi)對(duì)帳必須以人工方式完成，很容易出差錯(cuò)。而且，Colonial Foods要核對(duì)來自12家不同銀行的報(bào)表。結(jié)果，每天需要耗費(fèi)80個(gè)工時(shí)核對(duì)所有門店的財(cái)務(wù)記錄。
而采用了ReconNet軟件后，這一過程縮短為每天15分鐘左右。（每個(gè)月，公司還要另外進(jìn)行一次復(fù)雜的核對(duì)，那需要兩到三個(gè)小時(shí)。）
數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確
“我們不僅有了一個(gè)核對(duì)財(cái)務(wù)信息的更有效的方式，還有了更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，”Colonial Foods運(yùn)營(yíng)副總Larry Ulik說。“以前，我們可能會(huì)遇到短缺問題，但調(diào)查起來很難。那是我們員工知道做起來很難，沒有頭緒，所以就消極接受這個(gè)結(jié)果。”
“而現(xiàn)在，員工們知道如果不能按時(shí)得到正確的數(shù)據(jù)，早上上班第一件事就是接到電話問詢，”Ulik說。
Colonial Foods之所以選擇購(gòu)買授權(quán)軟件而非外包業(yè)務(wù)是因?yàn)檫\(yùn)行程序所需的大部分硬件已經(jīng)到位，Ulik說。做出最終決策后，從著手實(shí)施到正常運(yùn)行只用了30天。
Colonial Foods內(nèi)部運(yùn)行軟件，Diedrich Coffee選擇的是一切外包。這是因?yàn)椋@家加州公司擁有的門店近200家，而且也沒有運(yùn)行軟件所需的大部分硬件，購(gòu)買軟件要先投資近10萬美元，公司銷售及現(xiàn)金帳戶經(jīng)理John Scott說。
業(yè)務(wù)外包給Trintech前，Diedrich Coffee也是以手工方式對(duì)帳。現(xiàn)在公司員工每天早上都會(huì)收到前一天的數(shù)據(jù)對(duì)帳報(bào)告。（Trintech只負(fù)責(zé)Diedrich Coffee的自營(yíng)門店，加盟店的對(duì)帳得到了ACH的一些幫助。）
有調(diào)查時(shí)間
“以往，我們會(huì)花很多時(shí)間核對(duì)那些其實(shí)不需要太大關(guān)注的報(bào)告，”Scott說。“80%的數(shù)據(jù)的確是對(duì)號(hào)的，但花的時(shí)間太多，F(xiàn)在，我們可以重點(diǎn)關(guān)注那對(duì)不上的20%，找出原因。”由于公司能立刻展開調(diào)查，防損也比以前大有改善。
Diedrich選擇通過自動(dòng)數(shù)據(jù)傳送或訪問銀行網(wǎng)站方式得到七家不同銀行的數(shù)據(jù)，然后數(shù)據(jù)傳給Trintech，后者負(fù)責(zé)比對(duì)，再將需要展開調(diào)查的例外業(yè)務(wù)反饋給Diedrich。
另外一個(gè)好處就是通過ACH支付的現(xiàn)金流得到改善。
Trintech研發(fā)的軟件在大型零售商處已經(jīng)采用多年，直到最近才專門研發(fā)出針對(duì)小型零售企業(yè)的產(chǎn)品，Trintech商業(yè)市場(chǎng)副總Bob Pritchard說。
Trintech發(fā)現(xiàn)，有許多零售商無力承受市場(chǎng)上的大部分同類軟件，但的確需要每日對(duì)帳幫助。于是，Trintech提供了這種服務(wù)，小商家既可以通過購(gòu)買授權(quán)軟件方式也可以通過外包業(yè)務(wù)方式享受服務(wù)。
“市場(chǎng)對(duì)商家提出了以更短時(shí)間做更多事的要求，他們必須更有效的管理現(xiàn)金流，”Pritchard說。“現(xiàn)在，小商家也能像大型零售企業(yè)一樣享受到科技的好處。”
他說，還有一個(gè)好處是商家掌握了更好的信息，決策如何投資現(xiàn)金。通過系統(tǒng)核對(duì)后，商家就能更好的利用銀行服務(wù)，如Seep accounts，它的利率比一般的儲(chǔ)蓄帳戶更高。
對(duì)帳服務(wù)使企業(yè)了解他們帳戶能有多少現(xiàn)金未動(dòng)，要償還短期債務(wù)需要多少現(xiàn)金，這樣就能在每天營(yíng)業(yè)的基礎(chǔ)上從高產(chǎn)帳戶上轉(zhuǎn)移進(jìn)出現(xiàn)金。
“以前，我們每個(gè)星期向高產(chǎn)帳戶上劃撥兩次現(xiàn)金，”Scott說。“現(xiàn)在，現(xiàn)金流管理更好了，我們每天都能劃撥，也就是說投資帳戶上利息等回報(bào)更多了。”
遇到支票透支，商家還能立刻得到通知便于處理，這樣追回款項(xiàng)的可能性就大大提高了。
