電子郵件管理工具Somerield Stores公司帶來(lái)意想不到的好處
電子郵件是一把雙刃劍。隨著電子郵件越來(lái)越成為不可或缺的商業(yè)工具，它那巨大的信息量，以及隨之而來(lái)儲(chǔ)存需求，給管理和信息技術(shù)帶來(lái)了重大挑戰(zhàn)。
Somerfield Stores公司就面臨著這樣的難題。Somerfield公司在英格蘭的Bristol市，是英國(guó)的一家領(lǐng)先超市零售商，擁有1,200家連鎖店，年銷(xiāo)售額接近10億美元。正如其它任何一家超市零售商一樣，Somerfield公司的員工要和他們的供貨商聯(lián)系，并且處理他們各自的購(gòu)貨合同。在有電子郵件之前，所有與供貨商的交易都以紙張的形式記錄和保存下來(lái)。
Colin Clark負(fù)責(zé)公司的業(yè)務(wù)管理，他說(shuō)：“那時(shí)候需要有這么一個(gè)可愛(ài)的文件柜，審計(jì)員會(huì)過(guò)來(lái)查閱我們的記錄，以確保所有的東西都已記帳并且正確存檔。隨著電子郵件的出現(xiàn)，問(wèn)題接踵而來(lái)，文件柜哪去了？所有的東西都必須存放在文件夾里，但是這樣就會(huì)超出郵箱的容量！
他說(shuō)：“我有3,500位交易伙伴，要保存與他們每個(gè)人的來(lái)往郵件，那還真是個(gè)問(wèn)題！
為了應(yīng)對(duì)管理和儲(chǔ)存的難題，更好地利用電子郵件這一商業(yè)工具，Somerfield公司選擇了Symantec公司的Enterprise Vault軟件解決方案。
Symantec公司位于加州Cupertino市，Jeff Hausman是公司的產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)主管。他說(shuō)：“Somerfield公司想要找到一個(gè)辦法來(lái)更有效地儲(chǔ)存其電子郵件，他們花了很多錢(qián)，但存儲(chǔ)量還是每年遞增30－40％！弊詮牟捎肊nterprise Vault系統(tǒng)后，“我們能夠每年為他們減少大約30％的儲(chǔ)存量！
電子郵件給管理帶來(lái)了很多挑戰(zhàn)。隨著使用量的增長(zhǎng)，就有必要保持足夠的存儲(chǔ)量。然而，隨著存儲(chǔ)需求的擴(kuò)大，電子郵件系統(tǒng)的成本就會(huì)增高。
此外，在文檔的訪(fǎng)問(wèn)上也要考慮到存儲(chǔ)成本。電子郵件在收到后的30天內(nèi)是最常需要訪(fǎng)問(wèn)的，所以很多公司采用分層系統(tǒng)，把一些老的郵件移到低成本存儲(chǔ)器，例如磁帶上，以此來(lái)替代部分高價(jià)存儲(chǔ)器。
存儲(chǔ)需求也會(huì)給用戶(hù)帶來(lái)麻煩。電腦管理員通常會(huì)給郵箱分配容量，以保障電子郵件系統(tǒng)運(yùn)行順暢。但是一旦容量不夠用，用戶(hù)就會(huì)面臨矛盾的處境：是把信息從電子郵件中移出還是完全丟棄？這可能會(huì)導(dǎo)致丟失重要信息。
Hausman說(shuō)：“管理及減少你所使用的存儲(chǔ)量對(duì)于電子郵件的最終用戶(hù)很有幫助。否則，他們遇到容量的問(wèn)題……會(huì)限制工作效率！
符合法律法規(guī)的要求
需要提供涉及法律或法規(guī)事宜的特定文件時(shí)，對(duì)電子郵件的高效管理和存檔顯得尤為重要。對(duì)電子郵件進(jìn)行歸檔的一個(gè)好處就是，這樣更容易符合法律法規(guī)的要求。這對(duì)英國(guó)的公司尤其重要，因?yàn)橛?guó)的商業(yè)訴訟期限長(zhǎng)達(dá)6年。
Clark說(shuō)，使用電子郵件歸檔一年后，Somerfield公司“應(yīng)一個(gè)管理部門(mén)的要求，把我們與三位供貨商之間有關(guān)價(jià)格的通訊記錄全部拿出來(lái)。我花了大約15分鐘的時(shí)間，完成了對(duì)所需電子郵件的摘錄！倍荒昵，“一組律師要花上四周的時(shí)間才能整理好那些打印出來(lái)的文件。我們安裝這個(gè)系統(tǒng)是為了省錢(qián)，而它額外的好處，是讓我們能夠充分滿(mǎn)足法律法規(guī)的要求！
經(jīng)過(guò)一段試驗(yàn)期后，Somerfield公司于2002年12月全面推廣了Enterprise Vault系統(tǒng)，并且在三個(gè)月內(nèi)就很快地收回了投資。Clark預(yù)計(jì)，至今為止該系統(tǒng)已經(jīng)為Somerfield公司節(jié)省了100萬(wàn)英鎊。
Enterprise Vault系統(tǒng)對(duì)所有用戶(hù)收件箱中的電子郵件及其附件進(jìn)行集中存檔，省去了占位符。為了有效利用存儲(chǔ)資源，郵件及附件都要被壓縮。
當(dāng)郵件信息被轉(zhuǎn)移到檔案庫(kù)中時(shí)，它是被復(fù)制的，或者說(shuō)是“單實(shí)例存儲(chǔ)”的，也就是說(shuō)，信息被儲(chǔ)存起來(lái)，用戶(hù)看見(jiàn)的只是信息的副本。這樣做能夠節(jié)省開(kāi)支，因?yàn)榧词剐偶透郊话l(fā)送或者轉(zhuǎn)發(fā)，都只需作一次存檔。
從用戶(hù)的角度來(lái)看，電子郵件的界面沒(méi)有變化。唯一的區(qū)別是微軟Outlook的電子郵件圖標(biāo)。不同于通常的郵件圖標(biāo)，用戶(hù)收件箱內(nèi)已經(jīng)存檔的郵件圖標(biāo)是一個(gè)安全存放標(biāo)志。
Enterprise Vault系統(tǒng)不僅能夠?qū)︵]件進(jìn)行存檔，還可以進(jìn)行分類(lèi)。Hausman說(shuō)，在存檔時(shí)，“你把信息提取出來(lái)存放到別處，一般來(lái)說(shuō)是較為便宜的存儲(chǔ)媒介中，并且在原來(lái)的存儲(chǔ)器中留下一個(gè)快捷方式。分類(lèi)就是說(shuō)把進(jìn)出該系統(tǒng)的郵件副本放到一個(gè)分類(lèi)郵箱中。你要設(shè)置一個(gè)分類(lèi)參數(shù)，然后我們就可以獲取相關(guān)的信息并進(jìn)行歸檔！
那些需要提供相關(guān)信息用于訴訟事宜的公司經(jīng)常用到郵件分類(lèi)，因?yàn)檫@樣可以確保獲取所需的每一份信息。
不會(huì)超出郵箱容量
Clark說(shuō)，Enterprise Vault系統(tǒng)對(duì)郵件進(jìn)行復(fù)制，“把它們放到數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)其進(jìn)行檢索及壓縮。這樣，如果需要某一特定主題的郵件，我只需進(jìn)入一個(gè)基于Alta Vista的搜索引擎，鍵入我所需的內(nèi)容，幾秒種內(nèi)，系統(tǒng)就會(huì)從大約1200萬(wàn)份郵件中列出一份郵件標(biāo)題清單，把這些郵件放回到我的收件箱里就行了！
同時(shí)，因?yàn)镋nterprise Vault系統(tǒng)壓縮和儲(chǔ)存郵件，Somerfield公司的郵箱容量得到了提高，公司用戶(hù)從不會(huì)“超額”使用其郵箱。
這一解決方案同時(shí)還讓Somerfield Stores公司免受病毒和垃圾郵件的侵襲。Clark說(shuō)：“過(guò)
去我們每周收到大約10萬(wàn)份電子郵件，其中2萬(wàn)份是垃圾郵件或者與生意無(wú)關(guān)的郵件，F(xiàn)在，我們每周可以剔除大約3.3萬(wàn)份此類(lèi)郵件！
Enterprise Vault系統(tǒng)還有一個(gè)不同尋常的附帶功能，它可以幫助Somerfield Stores公司控制留言。Clark說(shuō)：“我們?cè)?jīng)有過(guò)一個(gè)傳言，說(shuō)有人通過(guò)電子郵件把我們的全套促銷(xiāo)計(jì)劃都給了一位（供貨商），告訴他我們的圣誕銷(xiāo)售計(jì)劃。而我立刻就能夠說(shuō)，‘沒(méi)有哪個(gè)電子郵件發(fā)過(guò)我們的促銷(xiāo)計(jì)劃，因?yàn)槲也檫^(guò)了！
聯(lián)商
