3、訂單系統(tǒng)（HOPESM系統(tǒng)）與使用時(shí)機(jī)：
一、總公司訂單（代號(hào)H）：
總公司使用之訂單，主要用于新品第一次訂貨、印花商品及一次性切貨商品之訂貨。
二、電腦訂單（代號(hào)O）：
分店使用之主要訂單，由電腦系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生建議訂貨量與建議到貨日期，主要使用于新品第二次以后訂貨與正常商品訂貨。
三、日配訂單（代號(hào)P）：
分店使用之訂單，主要用于生鮮面銷商品及雜貨日配商品，保質(zhì)期短且每日配送正常商品之訂貨。
四、緊急訂單（代號(hào)E）：
分店使用之訂單，主要用于大宗、團(tuán)購、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中發(fā)生可能缺貨商品之追加補(bǔ)單。
五、特殊訂單（代號(hào)S）：
分店使用之訂單，主要用于服飾、書籍、音像制品、鞋、香煙、特殊季節(jié)、節(jié)慶商品（如年節(jié)飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正常商品。
六、促銷訂單(代號(hào)M)：
主要用于快報(bào)商品(促銷商品)之訂貨。
七、其它訂單：
區(qū)內(nèi)轉(zhuǎn)貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于同一區(qū)內(nèi)分店之間轉(zhuǎn)貨（如華東區(qū)各分店之間的轉(zhuǎn)貨）。
區(qū)間轉(zhuǎn)貨訂單：分店使用之訂單，主要使用于不同區(qū)分店之間的轉(zhuǎn)貨（如華東區(qū)xx店與華北區(qū)xx店兩店間的轉(zhuǎn)貨）。
4、訂貨作業(yè)流程：
訂貨作業(yè)分為訂單制作、訂單確認(rèn)與催單和到貨確認(rèn)三階段。
5、訂單制作流程：
一、總公司訂單（H）：
（一）使用時(shí)機(jī)：新品與印花商品之訂貨由采購人員下總公司訂單，分店課長(zhǎng)可從S106總公司下單明細(xì)報(bào)表了解采購為分店下單的情況。
。ǘ┱n長(zhǎng)必須確認(rèn)下單數(shù)量與到貨日期符合分店之需求。
。ㄈ┤舴值暾J(rèn)為采購下單量或到貨時(shí)間異常，應(yīng)立即聯(lián)系采購，了解情況，及時(shí)修正。未得采購?fù)，分店不得擅自修改總公司訂單之訂貨量與到貨日期，更不得自行刪單。
二、電腦訂單（O）：
。ㄒ唬┦褂脮r(shí)機(jī)：分店使用主要訂單，由電腦系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生建議訂貨量與建議到貨時(shí)間，主要使用于新品第二次以后訂貨與正常商品之訂貨（生鮮面銷商品與少數(shù)特殊商品除外）。
。ǘ┱n長(zhǎng)閱讀S151訂貨參考報(bào)表，確認(rèn)電腦建議訂購量與到貨日期（原則上不做修改）；若有修改需在報(bào)表上注明修改原因，然后按規(guī)定簽注姓名、日期與時(shí)間后交經(jīng)理檢查簽字，再交給物流管理部（課長(zhǎng)必須在下午14時(shí)前將S151報(bào)表交物流管理部）。物流管理部課長(zhǎng)檢查各課的S151報(bào)表，審核課長(zhǎng)下單量與到貨日期是否合理。若合理，簽字后由組員下電腦訂單。若修改數(shù)量與到貨日不合理，則與課長(zhǎng)、經(jīng)理溝通修改的原因并探討最合理之處理方法，確認(rèn)后簽字交組員下電腦訂單。
。ㄈ╇娔X下單流程：
訂單→電腦訂單→廠編→Home→預(yù)定到貨日期→PageDown→修改數(shù)量（如需增加品項(xiàng)按Insert→增加數(shù)量→Ctrl+F6兩下）。
。ㄋ模┫聠巫⒁馐马(xiàng)：
1、查看商品是否有待收訂單，根據(jù)需要?jiǎng)h除或修改待收訂單。
2、日均銷量是否準(zhǔn)確，有無季節(jié)、類似商品促銷等影響因素。
3、注意備注欄的商品促銷檔期。
4、控制前七后八的訂貨量。
5、供應(yīng)商的最低送貨量（MOC）。
三、日配訂單（P）：
（一）課長(zhǎng)在S152日配訂單訂貨報(bào)表上填寫目測(cè)庫存、訂購數(shù)量、交貨日期，下午14：00前簽名后交物流管理部KEY IN并確認(rèn)到貨日期。
（二）電腦下單流程：
訂單→新日配訂單輸入→廠編→Home→輸入預(yù)定收貨日期→PageDown→輸入訂購數(shù)量→Ctrl+F6兩下→訂單號(hào)碼產(chǎn)生→訂單立即傳真。
四、緊急訂單（E）：
（一）使用時(shí)機(jī)：主要用于大宗、團(tuán)購、瞬間大量需求商品或非電腦訂單行程中可能缺貨商品之追加補(bǔ)單。
電腦下單流程：
訂單→緊急訂單→輸入廠商編號(hào)→預(yù)定到貨日期→PageDown→輸入貨號(hào)→輸入訂購量→Ctrl+F6兩下→訂單號(hào)碼產(chǎn)生→訂單立即傳真。
（二）下單注意事項(xiàng)：
1、大宗、團(tuán)購訂貨必須根據(jù)有店總簽字的大宗訂單方可確認(rèn)下單。
2、業(yè)代將大宗單交與物流管理部，物流管理部接單后立即下緊急訂單。
3、輸入電腦后，訂單即自動(dòng)生成，電腦立即自動(dòng)傳真訂單。物流管理部需立即與供應(yīng)商確認(rèn)訂單與到貨時(shí)間，然后在大宗訂單上（黃聯(lián)）簽上姓名、時(shí)間與日期。
五、特殊訂單（S）：
（一）使用時(shí)機(jī)：主要用于服飾、音像、書籍、鞋、香煙、特殊季節(jié)、節(jié)慶商品（如年節(jié)飾品）等不適合以電腦及日配訂單方式訂貨的正常商品。
（二）電腦下單流程：
訂單→分店訂單→輸入廠編→輸入預(yù)定收貨日期→PageDown→輸入貨號(hào)→輸入數(shù)量→Ctrl+F6兩下→訂單號(hào)碼產(chǎn)生。
（三）下單注意事項(xiàng)：
1、此商品的日均銷量、最小訂購量與送貨行程。
2、大家電、書籍、音像制品、服飾、鞋、香煙等特殊商品須檢查該廠編所有商品。
3、特殊訂單根據(jù)需要可修改其數(shù)量與到貨日期。
六、分店促銷訂單（M）：
（一）使用時(shí)機(jī)：主要用于印花（第二次下單）、快報(bào)商品的訂貨。
（二）電腦下單流程：訂單→分店訂單→輸入廠編→促銷檔期→輸入預(yù)定收貨日期→PageDown→輸入貨號(hào)→輸入數(shù)量→Ctrl+F6兩下→訂單號(hào)碼產(chǎn)生。
（三）下單注意事項(xiàng)：
1、根據(jù)每檔促銷商品的預(yù)計(jì)銷售數(shù)量先下百分之五十訂單。
2、促銷商品上檔后，課長(zhǎng)每日須根據(jù)銷售情況及時(shí)補(bǔ)單，物流管理部須在下午2點(diǎn)以前傳真至供應(yīng)商并確認(rèn)。
3、促銷訂單根據(jù)銷售情況只可修改數(shù)量，不可修改日期。
七、分店間轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出訂單：
（一）區(qū)內(nèi)轉(zhuǎn)貨：詳見區(qū)內(nèi)分店轉(zhuǎn)貨作業(yè)規(guī)范。
。ǘ﹨^(qū)間轉(zhuǎn)貨：詳見跨區(qū)分店轉(zhuǎn)貨作業(yè)規(guī)范。
6：訂單確認(rèn)與催單流程：
一、通過電腦檢查“訂單傳真狀況”：
。ㄒ唬└鶕(jù)S191所有傳真列示報(bào)表，將所有的失敗訂單手傳給供應(yīng)商。
。ǘ╇娔X作業(yè)流程：
訂單→訂單傳真狀況→選中失敗訂單按F2列印訂單手傳給供應(yīng)商→在S191報(bào)表上記錄供應(yīng)商是否收到訂單，并簽字。
二、通過報(bào)表檢查確認(rèn)訂單及催單：
。ㄒ唬┦褂S170可能缺貨報(bào)表：
物流管理部催單時(shí)注意先催加★品項(xiàng)（加★表示暢銷商品），再催其他品項(xiàng)，并將與供應(yīng)商聯(lián)系的催單情況注明于報(bào)表上，然后簽上姓名、日期和時(shí)間。
。ǘ┦褂S133促銷商品銷售趨勢(shì)分析報(bào)表：
1、物流管理部必須每日與供應(yīng)商確認(rèn)S133報(bào)表上待收訂單的到貨時(shí)間，并將催單情況記錄于報(bào)表上，確保檔期促銷商品不缺貨，并將檔期內(nèi)最后一份S133報(bào)表存檔。
2、催單注意事項(xiàng)：
。1）無論供應(yīng)商提前或延后送貨，只要訂單上注明促銷檔期即是促銷訂單，均可享受促銷進(jìn)價(jià)。
。2）促銷訂單不可以修改預(yù)定到貨日期，以免超出檔期時(shí)間，故只宜修改訂購量。
。ㄈ┦褂S146促銷商品計(jì)劃報(bào)表：
1、每檔上檔前21天之S146報(bào)表會(huì)列印下一檔促銷商品，分店課長(zhǎng)可藉此報(bào)表了解下一檔促銷品項(xiàng)。
2、物流管理部應(yīng)于上檔前7天逐一確認(rèn)所有促銷商品待收訂單的到貨情況，確保上檔當(dāng)日有足夠的陳列量。物流管理部需將催單情況寫明于S146 報(bào)表上并簽姓名、日期與時(shí)間。若上檔前二天（周一）促銷商品還未到貨，立即匯總“郵報(bào)商品到貨異常匯總表”至采購處與營(yíng)運(yùn)處，請(qǐng)求協(xié)助解決，并跟蹤處理結(jié)果，及時(shí)反饋給課長(zhǎng)、經(jīng)理及店總。
。ㄋ模┦褂S158遲交訂單明細(xì)報(bào)表：
1、課長(zhǎng)每日閱讀此報(bào)表，超過預(yù)定收貨日7天之訂單要做刪除處理，同時(shí)決定是否需要修改其他訂單之訂購量或預(yù)定到貨日期，并注明于本報(bào)表上，簽字后交物流管理部。
2、物流管理部與供應(yīng)商確認(rèn)訂單遲交原因，若需修改訂單，則與供應(yīng)商確認(rèn)并催其盡快送貨，然后將催單情況詳細(xì)記錄于S158報(bào)表上。
3、電腦修改訂單流程：
訂單→分店訂單→End→輸入訂單號(hào)碼→Home→Enter→送貨日期(修改日期)→PageDown→增加貨號(hào)或修改數(shù)量→Ctrl+F6兩下→訂單立即傳真。
4、注意事項(xiàng)：
刪除或修改訂單時(shí)必須先與供應(yīng)商聯(lián)系，確認(rèn)預(yù)定商品是否已送出，再做修改或刪除動(dòng)作；狀態(tài)“6”、“8”商品之待收訂單可直接刪除。
三、大宗訂單的確認(rèn)：
（一）大宗訂貨必須及時(shí)下緊急訂單，并立即與供應(yīng)商確認(rèn)到貨時(shí)間，到貨后立即通知業(yè)代及相關(guān)課長(zhǎng)。
。ǘ┝鞒蹋
業(yè)代→營(yíng)運(yùn)課長(zhǎng)→經(jīng)理→店總→在大宗單簽名→留下復(fù)印件→黃聯(lián)交相關(guān)課別→下單（如需下單）→催單→到貨→通知業(yè)代、課長(zhǎng)。
6、訂單到貨確認(rèn)流程：
一、經(jīng)理與課長(zhǎng)每日根據(jù)S103當(dāng)日收貨明細(xì)報(bào)表與營(yíng)運(yùn)課收貨檢查表檢查商品到貨情況（詳見“收貨作業(yè)規(guī)范”）：
（一）品質(zhì)（保質(zhì)期）是否符合收貨標(biāo)準(zhǔn)。（參考保質(zhì)期收貨標(biāo)準(zhǔn)表）
（二）商品品項(xiàng)是否齊全。（訂購品項(xiàng)須送齊）
。ㄈ┥唐返挠嗁徚颗c實(shí)際到貨量是否一致。（超出訂購量部分拒收，低于訂購量70%視為短交）。
（四）商品的到貨日期是否準(zhǔn)時(shí)。（預(yù)定收貨日前后一天到貨視為準(zhǔn)時(shí)）。
二、發(fā)現(xiàn)異常狀況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商了解原因，并作相應(yīng)處理：
（一）若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)（保質(zhì)期）不符合收貨標(biāo)準(zhǔn)，課長(zhǎng)立即通知倉管課，及時(shí)匯報(bào)經(jīng)理、店總并追究收貨人責(zé)任。
。ǘ┥唐菲讽(xiàng)：若短交品項(xiàng)長(zhǎng)期無貨，建議采購改狀態(tài)。
。ㄈ┥唐返挠嗁徚颗c實(shí)際到貨量不符：若確認(rèn)此商品無貨，立即通知采購處協(xié)助解決。
。ㄋ模┥唐返牡截浫掌谘舆t：聯(lián)系供應(yīng)商了解原因，匯總經(jīng)常遲交之供應(yīng)商至營(yíng)運(yùn)處與采購處，請(qǐng)求協(xié)助處理。
三、若供應(yīng)商促銷商品訂單不送貨：
。ㄒ唬┪锪鞴芾聿坎槊髟颍
1、此促銷商品的進(jìn)貨量若高于采購建檔的供貨量，則刪除待收訂單。
2、此促銷商品的進(jìn)貨量低于采購建檔的供貨量，則物流管理部按照此促銷訂單的品項(xiàng)、數(shù)量、再追加一張正常訂單，其品項(xiàng)及數(shù)量應(yīng)與促銷商品訂單一致。
。ǘn期結(jié)束后，物流管理部根據(jù)催單情況匯總促銷商品供應(yīng)商不送貨訂單，以其相對(duì)應(yīng)的正常訂單明細(xì)交至倉管課，倉管課在收貨時(shí)，對(duì)照此表進(jìn)行收貨。
。ㄈ﹤}管課在正常訂單收貨后發(fā)現(xiàn)有與其相對(duì)應(yīng)的促銷訂單時(shí)，做“A”單更正。
四、若供應(yīng)商促銷商品訂單短交：
。ㄒ唬┕⿷(yīng)商未按照促銷訂單的下單量送貨，倉管課暫不做電腦輸入動(dòng)作，同時(shí)填寫供應(yīng)商促銷訂單送貨數(shù)量異常匯總表交至物流管理部。
。ǘ┪锪鞴芾聿渴盏絺}管課的供應(yīng)商訂單匯總表后，應(yīng)與相關(guān)課的課長(zhǎng)確定此商品是否還需下單：
如需下單：下正常訂單補(bǔ)足短交量，同時(shí)填寫促銷訂單收貨明細(xì)表交倉管課收貨備查，認(rèn)記號(hào)改單。
如不需下單：物流管理部通知倉管課將此促銷訂單電腦輸入動(dòng)作。
（三）對(duì)倉管課未輸入電腦的訂單中的商品，營(yíng)運(yùn)部門如出現(xiàn)負(fù)庫存，請(qǐng)課長(zhǎng)暫不做庫存調(diào)整，等供應(yīng)商的正常送貨量滿足了促銷訂單所要求的訂購量后，由倉管課對(duì)促銷訂單直接做電腦輸入動(dòng)作。
7、使用表單：
一、S106總公司下單明細(xì)報(bào)表。
二、S151電腦訂貨報(bào)表。
三、S152日配訂單訂貨報(bào)表
四、S170可能缺貨明細(xì)報(bào)表。
五、S133促銷商品銷售分析報(bào)表。
六、S146促銷商品計(jì)劃報(bào)表。
七、S158遲交訂單明細(xì)報(bào)表。
八、S191傳真列示報(bào)表。
九、S103當(dāng)日收貨明細(xì)報(bào)表。
來源：聯(lián)商網(wǎng)06年第7期零售雜志 轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處！
