新的信息系統(tǒng)跟蹤訂單，確定需要運輸?shù)膸齑媪?/SPAN>
對Room & Board來說，這十年非常繁忙。這家總部位于明尼亞波利斯的家具配飾零售商號稱擁有八家分店、八家倉庫分布在五個州份。過去十年里，Room & Board以高于15%的年速度增長，管理層預計今年收入將逼近2億美元——幾乎是1995年營業(yè)額的七倍。
Room & Board是怎么實現(xiàn)如此快速增長的呢？答案就在于公司2001年決定采用SAP
早在90年代中公司起步時，管理層就知道有必要采用一套能夠融合銷售、存貨和倉庫管理、訂單、配送及財務報告的信息系統(tǒng)。而且，每一項功能都要強大：Room & Board此前采用的系統(tǒng)在某些方面表現(xiàn)不錯，像是接受訂單，但在其它方面（存貨管理）不盡如人意，England說。
Room & Board高層一直非常強調(diào)提供高水平的顧客服務，因此擁有最好的信息系統(tǒng)很關(guān)鍵。Room & Board的銷售員工都不拿傭金，但必須得經(jīng)常花幾個小時到幾個月幫助顧客選擇、組裝最適合他們居家或辦公的家具。事實上，Room & Board約有30%的銷售額來自顧客。
所以，銷售員需要快速訪問一些信息，像是庫存量。他們還要能在賣場查詢某個特定的商品和相關(guān)設計年升毫，如為了配某張睡椅要選何種花色的布藝。
同時，管理層也需要一個能夠密切跟蹤新訂單、正確確定所需庫存量的先進系統(tǒng)。
在使用SAP前，Room & Board員工都是人工跟蹤存貨，這樣很難獲取最新的信息，也很難在顧客停留賣場時立刻告知他們哪種商品有存貨。大部分時候，銷售員不得不聯(lián)系倉庫，然后晚點時候打電話給顧客告訴他們哪些產(chǎn)品有貨，哪些快要運來了。
如果說公司規(guī)模小，這種人工方式還能湊合的話，當公司不斷擴大規(guī)模，開張新門店后，就很難滿足需要了。“存貨要運到很多地方，”這樣一來，人工跟蹤就太難了，England說。而SAP系統(tǒng)則不同，當產(chǎn)品運抵倉庫時就自動分配好發(fā)貨目的地。
訪問產(chǎn)品信息
SAP系統(tǒng)內(nèi)嵌了一個第三方應用軟件，有了它，銷售員可以在門店里就得知關(guān)于產(chǎn)品的詳細信息，以及設計配置：比如說，他們可以查一下顧客考慮購買的桌椅是否最適合地毯、地板顏色。
系統(tǒng)還能提醒設計師，比如說，當櫥柜生產(chǎn)商不能在櫥柜上安裝玻璃門時，設計師就不向顧客做出這方面的承諾。
最后，系統(tǒng)還能告知銷售員準確的配送日期。“這樣更有序，”England說。
這么多詳細信息，只需要銷售員輕動指尖即可獲知，從而“使咨詢銷售法”成為可能，SAP戰(zhàn)略商業(yè)開發(fā)經(jīng)理Evan Schultz說。這些數(shù)據(jù)也支持目錄和網(wǎng)絡銷售。很多時候，關(guān)于產(chǎn)品的信息可以從生產(chǎn)商的數(shù)據(jù)庫輸入到SAP系統(tǒng)。
有了SAP，Room & Board即使沒有POS系統(tǒng)也能照樣運作。“我們不需要專門有一套軟件接受訂單，然后把訂單傳送到后臺，”England說。相反，門店所下的訂單或郵購銷售單都直接流通到SAP系統(tǒng)處理。
這樣一來，一旦顧客下了訂單，管理層立刻就可以看到。
SAP有一個重要特點，就是計劃重訂（Rescheduling）。它能根據(jù)現(xiàn)有商品庫存安排同一張訂單上不同商品的配送時間，協(xié)調(diào)商品的生產(chǎn)、付款和配送。舉例來說，某位顧客訂購了幾張椅子和一張桌子，要兩周后才能配送，但同時他還買了一套餐桌燈具，可以現(xiàn)場提貨。SAP軟件可以從訂單上確定燈具已經(jīng)提貨，而桌椅尚未配送。
Room & Board還采用了一個第三方軟件，名為RouteView（路線預覽）。送貨司機能按收貨地點安排路線，從而提高了配送效率。由于司機能準確勾勒路線圖，他們就準確告訴顧客兩個小時內(nèi)能上門。
Room & Board管理人員可以使用SAP系統(tǒng)的匯報功能監(jiān)控諸如退貨率、現(xiàn)有庫存以及需要調(diào)配多少庫存才能滿足訂單、毛利率等信息。“我們有記分卡評估工作，”England說。
雖然England和Schultz誰都不愿透露SAP系統(tǒng)需要多少開支，England卻透露安裝這套系統(tǒng)“是公司九個月的業(yè)績”。除了軟件本身的成本外，還有為了滿足Room & Board公司特定需要進行配置的開支。
系統(tǒng)自給自足
SAP還提供了一套CD，內(nèi)有最佳操作模版，這樣Room & Board公司IT員工就能控制價簽。比如說，里面有文件說明怎樣才能有效的在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建供貨商，確保所有必須信息輸入完整，Schultz說。模版還有更多復雜功能，如采購支付（procure-to-pay）程序。
此外，隨著公司不斷成長，Room & Board不需要增添很多人手就能繼續(xù)管理系統(tǒng)。盡管以后公司會聘請專家以備員工隨時咨詢?nèi)绾尾僮饕郧拔词褂眠^的新軟件，“但現(xiàn)在我們自己就足夠了，”England說。
按Room & Board以往的經(jīng)驗，一套端對端（end-to-end）、全公司啟用的系統(tǒng)對促進公司成長很重要。“沒有SAP，我們不可能有今天的成長，”England說。它“使我們以不同的方式思考，引進不同的商業(yè)運作。”
今后，Room & Board將把現(xiàn)有系統(tǒng)升級為mySAP ERP版本，另外管理層還將把它用于支持電子商務。Room & Board公司網(wǎng)址為www.roomandboard.com，現(xiàn)在還不具備電子商務功能。通過SAP系統(tǒng)，該網(wǎng)站將提供和門店一樣的“美妙購物體驗”，England說。
