書店的組織與人員培育
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2004-04-09 14:23
架構(gòu)組織的原則
組織的架構(gòu)與存在是因應(yīng)企業(yè)目的的達(dá)成，而企業(yè)的最終目的乃在于利潤(rùn)的追求。對(duì)零售業(yè)而言，倘若沒(méi)有考慮到如何「服務(wù)顧客、貢獻(xiàn)顧客」，則將很難達(dá)成營(yíng)利的最終目的。因此書店在架構(gòu)組織時(shí)，需審慎考量自身未來(lái)的發(fā)展性。
第一要素便是「人才」的確保，除了經(jīng)營(yíng)者本身要成為專業(yè)人才之外，更要培養(yǎng)「成材」的干部。因?yàn)楸M管人才的培育并非一朝一夕即可有所成就，但若以資金、財(cái)產(chǎn)皆是由人創(chuàng)造出來(lái)的角度來(lái)看，一般人應(yīng)均可以了解人員培育的長(zhǎng)遠(yuǎn)大計(jì)是如何的重要。而且，事實(shí)上，企業(yè)的順利營(yíng)運(yùn)也并非單靠經(jīng)營(yíng)者獨(dú)自一人的力量即可做到，而必須透過(guò)健全的組織運(yùn)作力能達(dá)成目標(biāo)。另外，配合環(huán)境變化的組織調(diào)整也是重點(diǎn)之一。
雖然與其它產(chǎn)業(yè)比較起來(lái)，書店算是較保守的產(chǎn)業(yè)，但也必須因應(yīng)業(yè)態(tài)的不斷改變與進(jìn)步，因此事實(shí)上書店業(yè)者可從其它業(yè)界的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)到很多東西。就組織一例而言，架構(gòu)組織時(shí)，萬(wàn)萬(wàn)不能流于形式，如何發(fā)揮人才的機(jī)能乃是重心所在。參考其它產(chǎn)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，在架構(gòu)組織時(shí)有下列幾種型態(tài)的組織可供書店參考：
(1)低成本的組織
a.勿設(shè)置過(guò)多、過(guò)大的間接部署。
b.勿設(shè)置過(guò)多的層級(jí)。
c.勿讓領(lǐng)取高薪的干部從事基層員工的工作。
(2)提高工作意愿的組織
a.權(quán)限委任及報(bào)告制度的建立。
b.正確地評(píng)價(jià)員工(人員工作得好需適時(shí)獎(jiǎng)勵(lì))。
c.擁有可以效法的上司。
d.溝通良好的職場(chǎng)風(fēng)氣。
(3)提高產(chǎn)能的組織
a.適才適用。
b.善用兼職人員。
c.工作與利益結(jié)合的制度。
(采精兵制，并擴(kuò)大其守備范圍。)
d.工作中不交談、不閱讀店內(nèi)書籍的觀念的宣導(dǎo)與培養(yǎng)。
(4)職掌分明的組織
a.明確業(yè)務(wù)中的上下關(guān)系。
b.負(fù)責(zé)者不在時(shí)的代理制度之建立。
(5)落實(shí)命令制度的組織
a.避免復(fù)數(shù)的指示尤其是兩個(gè)相反的命令。
b.經(jīng)營(yíng)層勿直接給予基層員工任何指示，盡可能透過(guò)中間管理者給予指示。
(6)落實(shí)檢核的組織
a.確實(shí)管理金錢、商品的進(jìn)出。
b.盜竊管理的落實(shí)。
c.勤務(wù)、輪班時(shí)間的管理。
d.明確規(guī)范員工告知行蹤及返回時(shí)間。
(7)其它
a.建立由工作中培育人才的制度。
b.避免派系的形成。
c.避免逢迎拍馬風(fēng)氣的形成。
經(jīng)營(yíng)層與干部的勤務(wù)方針
一、明確目標(biāo)
如同前述，組織的架構(gòu)是因應(yīng)企業(yè)目的的達(dá)成，因此，希望書店經(jīng)營(yíng)者能注意理念與方針的明確。另外，公平也是很重要的，經(jīng)營(yíng)者切不可以自我的喜惡來(lái)評(píng)價(jià)員工，因?yàn)槿绱耍姿茉烊菀仔纬膳上档钠髽I(yè)風(fēng)氣。而倘若經(jīng)營(yíng)者能獲得員工的信賴與尊敬，才能落實(shí)人才的培育，使員工致力于工作。而這一切皆需主管或經(jīng)營(yíng)具備能「傾聽(tīng)」的耳朵與敏銳的判斷力才能達(dá)成。
目標(biāo)與方針可以用數(shù)據(jù)具體量化，進(jìn)而透過(guò)經(jīng)營(yíng)者與干部的溝通討論來(lái)研擬執(zhí)行計(jì)畫，并確實(shí)的說(shuō)明直到員工完全理解后再付諸行動(dòng)。如此一來(lái)，相信目標(biāo)的達(dá)成定是指日可待的。
二、干部的職掌
當(dāng)書店的方針展開(kāi)之時(shí)，需要干部們操心的部份就多了。除了實(shí)務(wù)的參與、執(zhí)行外，也不能忽略了適時(shí)給予上司一些建議。而干部的職掌可大致分為下列幾個(gè)要點(diǎn)。
1.業(yè)務(wù)的革新
沒(méi)有進(jìn)步就是退步，干部職掌中的首要工作，就是配合周遭的環(huán)境，適時(shí)履行書店業(yè)務(wù)的革新。舉凡架位、商品結(jié)構(gòu)、作業(yè)流程、數(shù)據(jù)的管理到店內(nèi)整體形象皆屬革新的范圍。
2.指示與檢核
舉凡店內(nèi)的安全庫(kù)存額、目標(biāo)、利益率的達(dá)成狀況皆需適時(shí)加以檢核與修正。另外，日常業(yè)務(wù)所需的作業(yè)時(shí)間及流程也需檢核與改善。
3.成為員工的模范
書店干部本身一定要以身作則，以成為員工學(xué)習(xí)的模范，如此才能培育出優(yōu)秀的員工。
4.障礙的排除
適才適用的人員輪調(diào)、店內(nèi)配置的更新、商品結(jié)構(gòu)的調(diào)整等。也就是人、事、物……等觀點(diǎn)全方位的障礙排除。
干部們皆需隨時(shí)心懸上述項(xiàng)目，致力于書店目標(biāo)的達(dá)成。畢竟干部在擁有響亮職稱的同時(shí)，也應(yīng)背負(fù)提升業(yè)務(wù)機(jī)能的責(zé)任。
活用組織的教育制度
a.干部的能力開(kāi)發(fā)
書店組織的教育與訓(xùn)練等制度應(yīng)配合杜會(huì)的變遷隨時(shí)加以調(diào)整。而為了提升基層員工的素質(zhì)，首先一定要落實(shí)干部的培育。例如，依據(jù)經(jīng)理、課長(zhǎng)、店長(zhǎng)等職務(wù)的業(yè)務(wù)內(nèi)容制作「工作標(biāo)準(zhǔn)書」，明確各層級(jí)的職掌分工與權(quán)責(zé)，其項(xiàng)目應(yīng)涵括預(yù)算編列、業(yè)績(jī)管理、對(duì)外協(xié)調(diào)、交涉、市場(chǎng)分析、人事考核、店鋪及資財(cái)管理…等。再來(lái)，經(jīng)由定期實(shí)施的干部會(huì)議交換經(jīng)營(yíng)情報(bào)、問(wèn)題點(diǎn)、改善點(diǎn)，并將會(huì)議所獲落實(shí)于日常業(yè)務(wù)。
b.員工研修
除了正式員工之外，兼職人員也應(yīng)在實(shí)務(wù)操作前給予適切的教育，其中以O(shè)JT(On The Job Training 一職場(chǎng)訓(xùn)練)的效果最為顯著。而為塑造更良好的工作環(huán)境，針對(duì)較資深的員工，可運(yùn)用讀書會(huì)、個(gè)案研討…等手法適時(shí)提供充電的機(jī)會(huì)，另外，指派參加外部的研修課程也不失為一好方法。
而為了提升書店內(nèi)員工的工作氣氛與工作意愿，針對(duì)「問(wèn)題員工」需實(shí)時(shí)面談，秉持寧缺勿濫的信念，即使因而必須辭退員工，也要堅(jiān)持企業(yè)的方針。
上述能力開(kāi)發(fā)的動(dòng)作皆有助于組織的活化，而當(dāng)書店經(jīng)營(yíng)的方針能落實(shí)于基層，踏穩(wěn)追求利潤(rùn)的第一步，有效的組織營(yíng)運(yùn)才會(huì)有所成形。
企業(yè)的原點(diǎn)，主旨在于服務(wù)顧客，能否充份發(fā)揮服務(wù)的機(jī)能則與組織的健全度息息相關(guān)，因此書店在亟力提升產(chǎn)能與業(yè)績(jī)的同時(shí)，期望經(jīng)營(yíng)者也能重視組織的經(jīng)營(yíng)。（中國(guó)圖書商報(bào)）
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