論有效的會(huì)議管理

零售行業(yè)屬勞動(dòng)密集型、專業(yè)、統(tǒng)一性很強(qiáng)的行業(yè)，在管理中的統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)就顯得十分的重要。而高效的會(huì)議則是實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)的重要方式。但隨著公司的發(fā)展，企業(yè)的擴(kuò)大，會(huì)議管理中也顯出更多需要加強(qiáng)的問(wèn)題。
公司的會(huì)議主要有三個(gè)方面：
一、 工作溝通及要求類。
巡場(chǎng)會(huì)議、貨源對(duì)接會(huì)、督導(dǎo)會(huì)
二、 研討、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)類。
交流會(huì)、
三、 表彰、慶賀、任命類。
四、 例會(huì)。
經(jīng)理例會(huì)、主管例會(huì)（公司組織）、部門例會(huì)、每周一的營(yíng)運(yùn)主管晨會(huì)、每天早上的主管碰頭會(huì)、員工分區(qū)域晨會(huì)、柜組晨會(huì)等。
五、 座談?lì)悺?br>柜組座談會(huì)、區(qū)域員工座談會(huì)、公司組織的各類座談會(huì)

會(huì)議中存在的現(xiàn)狀是：
1、 會(huì)議過(guò)多（此類屬一般企業(yè)的常出現(xiàn)的問(wèn)題）。很多人一天的工作時(shí)間有一大半用于在會(huì)議上。
2、 會(huì)議的時(shí)間長(zhǎng)、成本較高。
3、 參加會(huì)議的人員被動(dòng)，缺少主動(dòng)思考問(wèn)題的能力。
會(huì)議內(nèi)容少溝通、或不溝通，在會(huì)上也不交流、溝通。
4、 會(huì)議的主題不夠明確，結(jié)束后的沒(méi)有跟進(jìn)問(wèn)題。
甚至有些會(huì)議都沒(méi)有作會(huì)議紀(jì)要、更不用說(shuō)切實(shí)執(zhí)行、落實(shí)。
5、 某些會(huì)議主持人的綜合素質(zhì)還需要更進(jìn)一步提高。

針對(duì)以上會(huì)議中存在的問(wèn)題，請(qǐng)?jiān)试S我先對(duì)會(huì)議的作用及如何達(dá)成高效的會(huì)議進(jìn)行分析：
會(huì)議，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是某類人、或團(tuán)隊(duì)中的人的為了一個(gè)目標(biāo)的聚會(huì)。傳統(tǒng)的會(huì)議是面對(duì)面，但隨著電子媒體技術(shù)的運(yùn)用，費(fèi)用成本的考慮，電視會(huì)議會(huì)更受到歡迎。
會(huì)議的作用包括以下幾方面：
一、 通過(guò)會(huì)議，實(shí)現(xiàn)、達(dá)成目標(biāo)。
會(huì)議的目的就在于此，是最快、最合理解決問(wèn)題的方式。
二、 集思廣益、及統(tǒng)一意見(jiàn)。
每個(gè)人都會(huì)有自己的不同的政見(jiàn)、建議，通過(guò)與會(huì)人員的交流后會(huì)產(chǎn)生一個(gè)共同的見(jiàn)解、經(jīng)驗(yàn)、價(jià)值觀。而這種價(jià)值觀、經(jīng)驗(yàn)應(yīng)是較優(yōu)的，更有利于工作的效率提高。
三、 會(huì)議可以讓每個(gè)成員了解到彼此的工作情況，形成一個(gè)信息共享的空間。
也是批評(píng)、及激勵(lì)與會(huì)成員的最佳場(chǎng)所。
四、 會(huì)議中產(chǎn)生的約束力、對(duì)與會(huì)人員的地位確定有很大的意義。
會(huì)議不僅是達(dá)成目標(biāo)的一種手段，在某些方面更在其中確定了與會(huì)人員的定位，及更有效地樹(shù)立自己的角色、威信。反之，枯燥失效的會(huì)議直接說(shuō)明主持者的無(wú)能。

會(huì)議的種類很多，按實(shí)現(xiàn)目的可分為告知性、建設(shè)性、立法性及執(zhí)行性。
告知性指宣布或傳達(dá)上級(jí)的指示、精神，及下級(jí)的工作匯報(bào)。會(huì)中不需要達(dá)成共識(shí)，但要求注重上級(jí)精神的領(lǐng)會(huì)能力，這一點(diǎn)與傳達(dá)者的表現(xiàn)能力有很大的關(guān)系。
建設(shè)性的會(huì)議則必須有明確的主題，更需要與會(huì)人員的會(huì)前準(zhǔn)備充分，如討論營(yíng)銷方案、銷售目標(biāo)、市場(chǎng)調(diào)查。
立法性的會(huì)議主要指嚴(yán)格按照一定的法規(guī)、議程而制定帶有普遍性、強(qiáng)制規(guī)范性的會(huì)議。而我們使用的較多的是執(zhí)行會(huì)議，即決定目標(biāo)后，如何達(dá)成的目標(biāo)的會(huì)議。這里涉及“5W+1H”，即由誰(shuí)去負(fù)責(zé)某部分、在什么時(shí)間完成、地點(diǎn)、為什么要這樣做、做什么事。HOW，即如何執(zhí)行和計(jì)劃。在會(huì)上應(yīng)要達(dá)成明確的分工與合作，讓與會(huì)人員清楚自己的責(zé)任，同時(shí)注意工作進(jìn)度、效果的控制反饋。
具體的會(huì)議表現(xiàn)行式有巡場(chǎng)會(huì)、例會(huì)、報(bào)告會(huì)、座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交談會(huì)、表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)、市調(diào)研討會(huì)、銷售會(huì)議等

一般會(huì)議必須要有籌劃與準(zhǔn)備、及會(huì)后的歸納總結(jié)。籌劃包括會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定、與會(huì)人員的選擇、時(shí)間的確定、地點(diǎn)確定。目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)是用文字表達(dá)出來(lái)的具體目標(biāo)，否則此目標(biāo)仍會(huì)存在不定性。準(zhǔn)備包括議程的安排、人員通知及要求準(zhǔn)備的內(nèi)容、座次的安排。會(huì)議的跟蹤與總結(jié)，會(huì)議中必須有會(huì)議紀(jì)要、且會(huì)后對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題須有人跟蹤、檢查與反饋。

在這里我想要論述的重點(diǎn)是如何進(jìn)行高效會(huì)議，一個(gè)會(huì)議召開(kāi)首先是要確定目標(biāo)，而這個(gè)目標(biāo)必須是清晰、及有積極意義的。在這個(gè)基礎(chǔ)上我們才能談如何更加高效的問(wèn)題。
1、 會(huì)議要精減。
可開(kāi)不可開(kāi)的會(huì)議不開(kāi)，告知性的會(huì)議由正常的例會(huì)或由其它形式取代。
2、 會(huì)議的時(shí)間控制。
A、 明確會(huì)議的開(kāi)始與結(jié)束時(shí)間會(huì)議只能提高不能推遲。讓每個(gè)人都有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，同時(shí)也不僅僅是一個(gè)觀念問(wèn)題，而是一個(gè)習(xí)慣及風(fēng)氣問(wèn)題----高效、及時(shí)。切不可會(huì)議一開(kāi)始，開(kāi)到什么時(shí)候就什么時(shí)間結(jié)束，直到開(kāi)得沒(méi)完沒(méi)了，無(wú)形中一種拉沓的工作作風(fēng)就會(huì)滋長(zhǎng)。
B、 理論上講，人腦生物鐘的高峰期是在早上9：00到11：00，下午的4：00到6：00。這一點(diǎn)要讓會(huì)議組織者應(yīng)尊重人的生理周期，當(dāng)然會(huì)有更重要的工作與這個(gè)時(shí)間沖突，但絕不應(yīng)把重要的會(huì)議放在晚上或吃飯的時(shí)間召開(kāi)，實(shí)際上目前就有一些會(huì)議是放在這個(gè)時(shí)間召開(kāi)。
C、 會(huì)議時(shí)長(zhǎng)也要控制，據(jù)專家研究，最佳的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)90分鐘，一旦超出這個(gè)時(shí)間與會(huì)人員就會(huì)出現(xiàn)精神分散、疲勞狀態(tài)。在日本有一種流行的會(huì)議方法，為了縮短時(shí)間，站著開(kāi)會(huì)。把計(jì)劃時(shí)間砍掉一半，當(dāng)然這是建立在會(huì)前的充分準(zhǔn)備、預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)之上。
3、 會(huì)前的通知中明確會(huì)議內(nèi)容，及相關(guān)的資料，并要求與會(huì)人員熟悉。有些會(huì)議在會(huì)上散發(fā)相關(guān)資料就需要一定時(shí)間，這個(gè)很不妥的一些做法。
4、 會(huì)員進(jìn)行資格的審核，而不泛。有效的溝通人數(shù)是在8人以下，如果對(duì)于與會(huì)人中不加以控制，則產(chǎn)生了溝通障礙，同時(shí)減低了與會(huì)人員的會(huì)議參與積極度。
5、 制定開(kāi)會(huì)守則。
如開(kāi)會(huì)遲到處理、不得竊竊私語(yǔ)、及座下交流、發(fā)言須先征得會(huì)議主持人的同意、通訊設(shè)備關(guān)閉及外界其它環(huán)境的干擾、及其它小動(dòng)作等。
6、 會(huì)議要有專人進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要、重點(diǎn)的會(huì)議還應(yīng)有其它的相關(guān)會(huì)議設(shè)備。如投影機(jī)、聲訊、視訊系統(tǒng)等。
7、 會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行必要的簡(jiǎn)單陳述，及目標(biāo)明確。引導(dǎo)與會(huì)人員的思維想像、提起聽(tīng)眾的注意。
8、 會(huì)中的各項(xiàng)議程緊湊，有明顯的節(jié)奏感、緊迫感。這一點(diǎn)需要會(huì)議主持人的會(huì)議技巧進(jìn)行控制。
9、 創(chuàng)造緊張適度的的心理氣氛。如采用緊逼式的提問(wèn)，快節(jié)奏的議程安排，限時(shí)發(fā)言、要求與會(huì)人員正坐等。
10、 會(huì)議中應(yīng)有必要的溝通與爭(zhēng)論機(jī)會(huì)與時(shí)間，只有這樣才能很好地調(diào)動(dòng)人員思考的積極性。但這爭(zhēng)論的時(shí)間不應(yīng)過(guò)長(zhǎng)，這需要會(huì)議主持人的掌握。如果一旦時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，且會(huì)使會(huì)議變成乏味、少主見(jiàn)。有些企業(yè)還特意安排部分有對(duì)立面的人員參與重要問(wèn)題的討論。
11、 會(huì)議主持人應(yīng)多聽(tīng)、少講。多用引導(dǎo)的方式，最終達(dá)成一致的意見(jiàn)。作為主持人的語(yǔ)言表達(dá)一定要非常清晰、準(zhǔn)確、權(quán)威。只有這樣才能使會(huì)議更有成效，形成大家的意見(jiàn)。而目前我們是主持人講得較多，聽(tīng)得少。
12、 會(huì)議進(jìn)行中的主持人發(fā)問(wèn)，應(yīng)盡可能采用封閉式的問(wèn)題，而不是開(kāi)放式，造成答問(wèn)的夸夸其談，而又能達(dá)到準(zhǔn)確表述的效果。
13、 決議要當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)。在會(huì)上能解決的問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)決定解決，解決不了的，在會(huì)上給出明確的時(shí)間會(huì)后處理。
14、 在會(huì)議結(jié)束前必須要有會(huì)議總結(jié)，明確在會(huì)上達(dá)成的意見(jiàn)、目標(biāo)。
A、 復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。
B、 總結(jié)會(huì)上達(dá)成的成果，意見(jiàn)。提醒、明確與會(huì)者的工作任務(wù)與要求。
C、 必要的感謝與會(huì)者的參與。讓與會(huì)人員有尊重感、貢獻(xiàn)感。
15、 會(huì)議結(jié)束后的工作。
A、 評(píng)估剛剛的會(huì)議，改進(jìn)未來(lái)會(huì)議參考。
B、 整理會(huì)議記錄，并及時(shí)將相關(guān)的會(huì)議內(nèi)容送達(dá)給其它有關(guān)人員。
C、 跟蹤會(huì)議中的決議執(zhí)行狀況。

針對(duì)公司的快速發(fā)展，管理人員的不斷提拔，主持會(huì)議的機(jī)會(huì)會(huì)越來(lái)越多，如何更好地運(yùn)用會(huì)議方式，達(dá)成目標(biāo)。達(dá)需要我們的不斷會(huì)議經(jīng)驗(yàn)的積累和學(xué)習(xí)�？傊瑫�(huì)議、會(huì)要有議、議要有決、決要有行、行要有效！