行政管理系統(tǒng)規(guī)劃案例：服務共享中心
高虎/文
【以下案例、信息均為虛構，僅供管理交流】
一、服務對接、服務范圍及交付成果（僅選取幾個常用功能模塊）
1. 公司注冊
1.1. 服務對接人：XXX
1.2. 服務范圍：
1.2.1. 在內(nèi)部調劑使用公司注冊資源
1.2.2. 開辦新公司時起名/核名
1.2.3. 公司注冊/證照/印章辦理
1.2.4. 開設基本賬戶
1.2.5. 辦理公司年審/變更/遷移/注銷
1.2.6. 重要檔案的存放管理
1.3. 交付成果：
1.3.1. 新設公司整套資料（電子文檔/紙質文檔/實物）
1.3.2. 公司變更整套資料（電子文檔/紙質文檔/實物）
1.3.3. 重要檔案存放、登記管理
2. 品牌對接
2.1. 服務對接人：XXX
2.2. 服務范圍：
2.2.1. 注冊及維護公司域名
2.2.2. 設計LOGO和VI
2.2.3. 設計及制作網(wǎng)站
2.2.4. 設計及制作宣傳畫冊
2.2.5. 設計就制作名片
2.2.6. 設計及制作其他印刷品
2.2.7. 背景墻、門牌、標識設計與制作
2.3. 交付成果
2.3.1. 品牌設計全套交付文檔
2.3.2. 企業(yè)網(wǎng)站
2.3.3. 品牌設計交付實物（名片、畫冊、背景墻等）
3. 辦公場所
3.1. 服務對接人：XXX
3.2. 服務范圍：
3.2.1. 租賃辦公室
3.2.2. 辦公室裝修改造、門禁、監(jiān)控安裝
3.2.3. 采購、配置辦公家具
3.2.4. 采購、配置辦公設備、電子IT設備和網(wǎng)絡
3.2.5. 采購、配置辦公物資
3.2.6. 招聘、培訓辦公室運營人員
3.2.7. 采購、配置保潔、綠植、安保服務
3.2.8. IT網(wǎng)絡與硬件維保
3.2.9. 辦公環(huán)境、設施、設備維保
3.2.10. 日常辦公用品采購、配置
3.2.11. 辦公日常費用處理
3.3. 交付成果
3.3.1. 整套辦公場所辦公功能齊全、運行良好
3.3.2. 辦公場所管理人員到位并開展工作
3.3.3. 資產(chǎn)交接清冊和辦公場所信息表
4. 商務接待
4.1. 服務對接人：XXX
4.2. 服務范圍：
4.2.1. 組織、安排公司各類慶典
4.2.2. 組織、安排商務接待活動
4.2.3. 商務接待所需酒店住宿安排
4.2.4. 商務接待所需餐飲、會所安排
4.2.5. 商務接待所需車輛安排
4.3. 交付成果：
4.3.1. 順利并符合預期完成各類活動
4.3.2. 各類需求滿足，服務過程良好
5. 辦公信息化
5.1. 服務對接人：XXX
5.2. 服務范圍：
5.2.1. 安裝財務、客戶管理、銷售、HR、OA等辦公應用系統(tǒng)
5.2.2. 提供內(nèi)部客戶操作指南和賬號分配
5.3. 交付成果：
5.3.1. 完成的應用系統(tǒng)安裝記錄
5.3.2. 內(nèi)部客戶操作指南手冊
6. 制度管理
6.1. 服務對接人：XXX
6.2. 服務范圍：提供整體管理制度手冊和重點規(guī)則培訓指南
6.3. 交付成果：管理制度手冊、辦公場所服務指南
7. BP人員招募、培訓與輸出
7.1. 服務對接人：XXX
7.2. 服務范圍：
7.2.1. BP人員內(nèi)外部招募選拔、評估
7.2.2. BP人員培訓與實操訓練
7.2.3. BP人員推薦及工作表現(xiàn)跟蹤
7.3. 交付成果：合格的BP人員人選
8. 整體服務解決方案
8.1. 服務對接人：XXX、XXX
8.2. 服務范圍：新設公司全方位服務支持。
8.3. 交付成果：交付整套完整可運營的公司資源，給公司內(nèi)部客戶開展業(yè)務。
二、業(yè)務接單及運作流程
1. 服務團隊獲取需求
1.1. 需求提出人（內(nèi)部客戶）：
1.1.1. 子公司：投資人（提出）
1.1.2. 子公司：合伙人（發(fā)起）、投資人（同意并提出）
1.2. 需求提出及處理流程：
1.2.1. 需求提出人（提出）→服務團隊負責人（識別、處理）→需求提出人（書面確認）→服務團隊服務對接人（提供解決方案）
1.3. 交付物：
1.3.1. 需求確認書（示例：公司注冊需求確認書/品牌設計需求確認書/辦公場所運營需求確認書/新設公司需求確認書）
1.4. 核心處置原則：
1.4.1. 需求應當明確，輸出標準化
1.4.2. 需求應當獲得提出人書面確認
2. 服務團隊提供解決方案
2.1. 解決方案制定者：服務團隊負責人、模塊服務對接人
2.2. 解決方案流轉程序：
2.2.1. 模塊服務對接人（編制）→服務團隊（內(nèi)部討論）→服務團隊負責人（確認）→內(nèi)部客戶（即合伙人和投資人，一次確認）→服務團隊負責人（修改、調整）→內(nèi)部客戶（最終確認）
2.3. 交付物
2.3.1. 針對需求形成的解決方案（步驟、交付物、計劃）
2.3.2. 產(chǎn)品或服務采購清單
2.3.3. 費用預算表
2.4. 核心處置原則
2.4.1. 計劃、交付物、費用同步確認原則
2.4.2. 動態(tài)變更溝通及調整原則
3. 服務確認與固化
3.1. 關聯(lián)責任人及分工：
3.1.1. 投資人、合伙人：確認方案、計劃、合同
3.1.2. 法務人員：合同審核、其他風控
3.1.3. 服務團隊：資源整合與對接
3.1.4. 機要部門：提供相應機要資源的使用審核與支持
3.1.5. 財務部門：提供相應財務資源的使用審核與支持
3.2. 服務確認和固化流程
3.2.1. 服務團隊（供應商確定、報價、合同）→法務人員（審核）→合伙人（審核）→投資人（同意）→機要部門（用印、存檔）→財務部門（備案）
3.3. 交付物：相關的合同、任務確認書（不需要簽訂合同的情況下）
3.4. 核心處置原則：合同（或任務確認書）三方備案，合伙人/機要部門/財務部門
4. 實施
4.1. 實施角色分工
4.1.1. 服務團隊：服務提供者
4.1.2. 合伙人或其委托人：服務驗收者
4.2. 實施及驗收流程
4.2.1. 服務團隊（根據(jù)合同采購或實施）→合伙人或委托人（初步驗收）→服務團隊（整改）→合伙人或委托人（確認）→服務團隊（列入資產(chǎn)清冊）→財務部門（備案）
4.3. 交付物：
4.3.1. 實物及實物運行狀態(tài)
4.3.2. 服務狀態(tài)
4.3.3. 送貨單、入庫單、簽領單、驗收單、資產(chǎn)清冊
4.4. 核心處置原則：
4.4.1. 實物采購必須經(jīng)送貨、入庫、簽領程序，有相關表單
4.4.2. 服務采購必須驗收
4.4.3. 資產(chǎn)登記、標貼
5. 付款、結算
5.1. 付款條件
5.1.1. 蓋章合同
5.1.2. 送貨單、入庫單、簽領單、驗收單、資產(chǎn)清冊
5.2. 付款程序
5.2.1. 服務團隊（發(fā)起）→財務部門（初步審核）→合伙人（審核）→投資人（同意）→財務部門（審核、執(zhí)行）
三、核算方式
1. 服務標準及清單制定原則
1.1. 服務項目劃分原則：邊界清晰，核心價值明確（內(nèi)部客戶認為有用的事情）
1.2. 服務標準確定原則：結果導向；交付物導向；使用價值導向（內(nèi)部客戶認為有用的成果）
1.3. 計價原則：低于市場價+勞務費用=行政服務項目價格（內(nèi)部客戶認為值得而愿意支付）
2. 服務標準及清單（各類公司不同，區(qū)別較大，簡單示例）
2.1. 公司注冊管理模塊服務
|
序號 |
項目 |
服務標準 |
計價方式 |
|
1 |
公司資源調劑 |
提供可用公司及相應配套資源 |
1000元/家 |
|
2 |
公司起名/核名 |
提供公司起名與核名服務 |
1000元/家 |
|
3 |
公司注冊 |
提供公司注冊全套相關資源 |
2500元/家 |
|
4 |
（略） |
|
|
2.2. 品牌設計管理模塊服務
|
序號 |
項目 |
服務標準 |
計價方式 |
|
1 |
注冊及維護公司域名 |
注冊域名，定期維護及繳費 |
500元/家 |
|
2 |
設計LOGO、企業(yè)VI |
|
2500元/家 |
|
3 |
（略） |
|
|
2.3. 辦公場所運營管理模塊服務
|
序號 |
項目 |
服務標準 |
計價方式 |
|
1 |
租賃辦公室 |
租賃辦公室，簽約 |
月租的20% |
|
2 |
裝修改造 |
辦公室裝修改造，達到可使用狀態(tài) |
投入費用的3% |
|
3 |
配備辦公物資 |
采購配置相應的辦公家私、電子設備、辦公物資等 |
采購貨值的1% |
|
4 |
搬遷 |
搬入辦公 |
1000元 |
|
5 |
日常繳費服務 |
常規(guī)固定費用繳費（租金、網(wǎng)絡、水電、物業(yè)費用等） |
100元/月 |
3. 服務團隊收支計算邏輯
3.1. 收入：在費用預算控制范圍內(nèi)，按計費標準記入行政服務團隊的收入項。
3.2. 支出：行政服務團隊的日常人員、物資費用開支
3.3. 利潤：按月核算，當月收入-當月支出=行政服務團隊的虛擬利潤（考核與激勵的基礎數(shù)據(jù)）
四、某行政服務團隊服務共享中心推廣資料
助力起航服務中心簡介
1.基本信息
助力起航服務中心，隸屬集團本部，致力于集團旗下各企業(yè)提供公司注冊、品牌設計、辦公場所運營和商務接待等行政基礎配套服務。助力起航以提供整體解決方案滿足企業(yè)行政基礎配套需求，為企業(yè)發(fā)展解決后顧之憂。
全稱：助力起航服務中心
地址：（略）
電話/微信/內(nèi)部ID/郵箱：（略）
2.服務定位
助力起航服務中心將傳統(tǒng)行政服務工作模塊化，采用標準化、精細化的項目管理機制，確保提供符合客戶預期的交付成果。
助力起航管理面向集團下屬企業(yè)，尤其各類初創(chuàng)型企業(yè)，通過識別客戶需求，定制分模塊方案或整體解決方案，對接、協(xié)調各項資源，滿足內(nèi)部客戶對公司籌備期、運營期的各項行政服務和基礎配套需求。
助力起航管理，集團行政基礎配套服務方案供應商！
3.服務范圍
助力起航服務中心服務范圍包括：基礎服務和增值服務
基礎服務滿足客戶基本需求；增值服務則以低成本，滿足客戶對管理方面的更高需求。
3.1基礎服務產(chǎn)品：
①產(chǎn)品編號XXX-XX公司注冊服務，包括：新公司起名/核名；公司注冊/證照/印章辦理；開設基本賬戶；辦理公司年審/變更/遷移/注銷；檔案存放保管。
②產(chǎn)品編號XXX-XX品牌設計服務，包括：注冊及維護公司域名；設計公司LOGO和VI；設計及制作公司網(wǎng)站；設計及制作公司宣傳畫冊、名片等印刷品；辦公辦公場所背景墻、門牌、標識設計與制作。
③產(chǎn)品編號XXX-XX辦公場所運營服務，包括：租賃辦公室及裝修改造；采購、配置辦公家具、IT設備和各類辦公物資；招聘、培訓辦公室運營人員；采購、配置保潔、綠植、安保服務；IT網(wǎng)絡與硬件維保；辦公環(huán)境、設施、設備維保；日常辦公用品采購、配置；辦公日常費用處理。
④產(chǎn)品編號XXX-XX商務接待服務，包括：組織、安排公司活動慶典；商務接待所需酒店住宿安排；商務接待所需餐飲、會所安排；商務接待所需車輛安排；組織、安排商務接待活動。
⑤產(chǎn)品編號XXX-XX整體解決方案，即：通過對新設公司在公司注冊、品牌設計、辦公場所安排等全方位支持，最終交付完整可運營的公司，供客戶開展業(yè)務。
3.2增值服務產(chǎn)品（產(chǎn)品編號XXX-XX）
信息化系統(tǒng)服務，提供接入集團OA平臺，共享審批流、電子郵件、公文、督辦等信息化辦公服務。
系統(tǒng)管理制度，通過系統(tǒng)的行政管理制度模板，建立公司運營的基礎行政規(guī)則。
BP人員招募、培訓，提供運營人員招募服務，負責到崗人員在確保行政基礎工作方面的培訓。
4.服務流程
①需求確認：與客戶全面對接，深入了解需求，形成《需求確認書》，簽字確認。
②提供解決方案：針對客戶需求，形成《服務解決方案》，包括預算和計劃，與客戶討論、確認。
③服務確認：確認服務內(nèi)容、價格、周期等，簽訂服務協(xié)議及以客戶名義簽訂的外包協(xié)議。
④服務實施：根據(jù)協(xié)議實施服務、協(xié)調資源，向客戶提供符合要求的交付成果。
⑤結算：服務驗收及確認，外包協(xié)議結算，服務協(xié)議結算。
5.服務團隊介紹
①管理人介紹：來自于知名大型企業(yè)的行政模塊負責人，二十余年豐富的行政管理經(jīng)驗，背景公司包括：大型綜合企業(yè)集團、知名房地產(chǎn)企業(yè)、服務連鎖企業(yè)、酒店及餐飲企業(yè)等。（管理人圖片）
②團隊介紹：在各領域內(nèi)擁有一定專業(yè)能力和豐富資源的年輕人士，服務經(jīng)驗理念良好。（團隊圖片）
6.服務案例
①公司注冊案例
②品牌設計案例（案例圖片）
③辦公場所運營案例（辦公場所圖片）
7.助力起航優(yōu)勢
整合資源，方案對接，投資人、合伙人省時、省心、省力！
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