如何策劃一個成功的線下活動?
導讀
活動策劃是提高市場占有率的有效行為，一份可執(zhí)行、可操作、創(chuàng)意突出的活動策劃案，可有效提升企業(yè)的知名度及品牌美譽度。活動策劃案是相對于市場策劃案而言的，嚴格說它們同屬市場策劃的兄弟分支，活動策劃、市場策劃是相輔相成、相互聯(lián)系的。市場策劃和活動策劃都從屬于企業(yè)的整體營銷思想，活動策劃案應遵從市場策劃案的整體思路，才能夠使企業(yè)保持一定的市場銷售額。
前提條件：小型活動，20-200人，預算5000以內(nèi)。
1、首先Check List
1)定下時間;
2)確定預算;
3)確定場地;
4)演講者;
5)報名渠道;
6)發(fā)布通知;
7)活動通知格式;
8)現(xiàn)場人員名單;
9)物料清單;
10)現(xiàn)場時間表;
11)拍照注意;
12)禮物;
13)活動策劃;
14)志愿者;
15)PPT(keynote)。
2、其次細化活動方案
1)時間
跟議論文一樣，時間地點人物時間。定下時間，選擇地點，預估人數(shù)，開始篩選和談場地。
考慮講師時間、同事時間、公共節(jié)假日時間、場地是否有空…… 綜合上面之后，確定時間。
確定活動時間為2小時，還是3小時。當然活動一般會延時，一般是半小時到1小時。
2)預算
跟老板談談，跟同事問問，若有免費資源，一定用上。
比如免費贊助食物，免費提供場地，免費贊助小禮物等等。這樣同樣5k能做更多事情。
討論一次后，也就知道哪些是不能省略的錢，哪些可以靈活。
是否開發(fā)票，發(fā)票是否另外加7%稅點，是否要定金，現(xiàn)場支付還是提前付款等，提前問。
3)場地
是否能幫你收快遞，現(xiàn)場Wifi，麥克風，投影能不能用�，F(xiàn)場吵不吵?電源插座夠不夠?
空調(diào)能用不?能不能放你們的海報、易拉寶?
場地放是否提供免費食物?他們是否有人協(xié)助你們?還是只有場地，你們自己搞定其他的。
從正門開始，是否能有指示牌?避免你的用戶找不到?
場地是否很有名?**量是否很大，是否會有該場地游客加入你們活動。
該場地是否有微信、微博等等，是否愿意替你們宣傳推廣活動，這個可以帶來更多流量。
場地負責人的微信、手機號碼是?
若不能自己前去看場地，請他們把場地照片發(fā)給你�？匆淮伪容^有感覺。
現(xiàn)場也知道東西怎么放最合適了。
4)演講者
他們是否有不靠譜前科?會不會準時到達?
他們PPT在活動前檢查一次，以防奇怪的事情發(fā)生。
他們用mac還是win，是否需要投影儀?
他們的微信或者微博賬號是?這在活動宣傳時候，需要@ 給他們。
主持人可以把演講者社交賬號讀一次，加深了解，介紹時候跟親切人文。
活動前向演講者把所有PPT要到，演講完畢放入分享。方便參加者獲取。
5)報名渠道
可以用很多地方宣傳推廣，但是報名的link只能一個。
我個人推薦用Google form去登記和統(tǒng)計報名。
但若全部用豆瓣或者微博活動統(tǒng)計，也可以�？傊褪且粋�統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
避免重復報名，多次統(tǒng)計，發(fā)郵件通知也容易出問題。
另外，報名時候可以做小信息收集的。他們常用APP是?怎么知道你們的?有無建議等等。
后臺可以看到報名人郵箱和社交賬號，對社交大賬戶可以特別留意一下。
6)發(fā)布通知
同上，場地是否可以通知，是否在場地提前張貼海報?
是否還有友情渠道可以通知?
自家那些渠道可以通知?
包括但不限于：短信、郵件、微信、微博、G+、博客、專欄、線下告知……
通知時間(示例)：2014年3月29日上午9：00—上午11：00
地圖搜索有數(shù)據(jù)過期概率，請一定詳細指明路線。地點一定配地圖指示圖，告知最近地鐵口，比如：B口出，左拐，看到XX大廈，樓下即是
若需要公交換乘，請詳細標注，并指示問路電話。
報名成功后通知一次，活動前3天再通知一次。
另外，活動通知發(fā)出后，給演講者看看。某些演講者會順手轉(zhuǎn)發(fā)一下，能帶來不少**。
微信、微博發(fā)送，然后戳link直接報名�？梢杂脝柧砭W(wǎng)收集數(shù)據(jù)。
Google form、活動行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活動發(fā)布都不錯。
另外，書是死的，世界是變化的�，F(xiàn)場一定要靈活使用。
比如市場調(diào)查類的活動，就不要到處發(fā)通知。先自己公司內(nèi)部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人數(shù)實在不夠，再公眾通知。這樣能保證得到自己相關(guān)用戶參加，而不是一堆無關(guān)人員，甚至是競爭對手跑來參加。
7)活動通知格式
按照標準方式去寫，時間地點人物事件。
讓人30秒內(nèi)能判斷，這個活動是否值得參加。
不要太文藝腔，過度聯(lián)想美化。
時間表，地點，演講內(nèi)容簡介等等干貨放前面。
用自己語言多描述一下演講者，只寫XX公司XX職位，容易讓職務普通人，失去關(guān)注度。
而且牛叉公司牛叉職務，可能讓人以為言辭無趣講套話，而不來參加。
用心寫語言，能吸引到不同的受眾。
“討論APP設(shè)計原則，快速迭代方式”
“48小時持續(xù)熬夜改設(shè)計暗黑歷程”
“愛改需求的產(chǎn)品經(jīng)理 VS 敏捷開發(fā)工程師”
“設(shè)計師分享：怎樣高效和工程師溝通”
同一件事用不同方式去表達，會吸引到不同的受眾。
8)現(xiàn)場人員
確定那些是必須提前來的人。提前1小時到達。
準備物料，檢查細節(jié)，準備簽到物質(zhì)，跟場地方溝通。
如果現(xiàn)場提供食物，提前1小時點餐，現(xiàn)場人到達后直接開始使用食物，避免等待浪費時間。
明確分工，雖然可以互相照應，有明確分工，更能檢查。
拍照的，實時微信群互動的，微博更新的，簽到的，發(fā)禮物的，傳遞話筒的……
9)物料
常見物料有：海報、現(xiàn)場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機……
不少物料需要提前快遞到場地，需要場地方簽收。
有些需要提前張貼，比如海報。
10)現(xiàn)場時間表
不要拖時間，有些場地有下一場活動，延時會耽誤另一個人。
有些場地按照時間計算，延時需要另外計費。
另外，延時會導致用戶提前離開，效果也不好。
嚴格按照時間表來，若調(diào)整，再計算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計時。
并在最后5分鐘、1分鐘，倒計時提醒。
11)拍照注意
拍到現(xiàn)場活動標志。
拍到演講者和PPT
拍到提問者。
拍簽到場面、拍接受禮物、拍離開時候跟演講者繼續(xù)追問和換聯(lián)絡方式。
盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅，可以拍一起在橫幅或者海報下合影。
拍一些花絮和小場景特寫。
這些后期寫活動總結(jié)和新聞時候能用到。
12)禮物
帶走的禮物我重點推薦：貼紙，t恤。
現(xiàn)場互動的小禮物，我推薦書籍和零食。
禮物不僅僅是用來溝通感情，重點是廣告和傳播效果。
如果能把你的標志貼在電腦上，帶到各個地方，這個傳播效果有多好。
我看過幾個網(wǎng)絡媒體記者把小米貼紙貼在自己mac上。
那個貼紙挺好看的。雖然我不用小米手機，也仔細看了很久。
千萬別在丑購物袋上印刷 XXX公司。
要有特色，希望那些愛自拍愛炫耀的網(wǎng)絡控，能帶回去，能傳播，能給別人看。
最好是貼紙、t恤，這個定制不貴，而且傳播效應好。
其次是帽子、杯子，這能用很久。
再次是手環(huán)、明信片等等，這個大部分情況下都會被丟棄，就現(xiàn)場圖個意思。
無論選那種，請一定要好看。不好看只會被當睡衣用，或者直接丟掉。
另外對其他公司贊助的禮物，不要抱太大希望。一般都是公司無用廢棄品，賣不掉的東西之類。筆啦，電吹風啦，充電器啦，U盤，圓珠筆之類。
當然有比沒有好，能加深場內(nèi)互動效應。提問者得到禮物當鼓勵，挺讓人高興的。
好看玩偶非常有傳播效果，但是也比較昂貴，一個好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖膠小人，好的定制價格在30元左右。另外糖膠比較小，不如給大大禮物比較有效果。
小零食，巧克力，棉花糖也不錯，如果有人提問，給他們區(qū)域撒零食。
其他風車啦，氣球啦，風箏，勺子啦，包括洗潔精等等，都行。有禮物比沒有好。圖個意思。
如果事先沒有熟悉靠譜的商家，請一定不要去定制，你無法控制質(zhì)量。
13)活動策劃
定下時間后，去掉演講、提問時間，余下來的時間可以策劃一些好玩環(huán)節(jié)。
如果希望臺下觀眾大家互相認識�？梢运哑票螒�。
可以單身交友，這個是大部分人感興趣環(huán)節(jié)。
可以讓大家分組討論。也可以現(xiàn)場5分鐘，大家輪流分享小故事。
也可以直接茶歇，所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。
如果是某個節(jié)日慶祝主題，空余時間可能是大家一起玩游戲。
我常用的小方式，會讓所有人開始寫自己知道的APP，數(shù)量最多的送禮物。
另一次是所有人寫自己知道的程序語言，數(shù)量最多的贏。
這樣一群人會按照同一個主題，討論相關(guān)信息，互動最高。
若有現(xiàn)場姑娘提問，可以詢問是否單身，若是，可以贈送額外小禮物。
當然如果是戶外活動，空余時間大概是玩走扁帶，打繩結(jié)，回答技術(shù)問題等等。
14)活動方案確定
活動一般是多人一起舉辦，策劃方案提前跟隊友討論有助于避免盲點。也能提供更多信息。
建立個微信群，其他信息用G doc同步即可。
我辦過的活動，一般是3個人一起做，Check List大家一起看，有遺漏會提醒。
“責任到人”方式不適合動態(tài)活動，世事萬變，一個靠譜團隊更能適應變化做出成功活動。
一旦某人暫時不在，另外2個人能補充上。
團隊能一起教育和培養(yǎng)志愿者和新人。
15)志愿者
有很重要且不可替代的職務，比如：組織者、主持人。
也有一些活動，誰都能做，可以讓任何人5分鐘內(nèi)加入幫助。
比如簽到啦，發(fā)小禮物啦，維持秩序啦。
這些可以從你的參會人員里面選擇，填寫報名表格時候詢問，是否愿意成為志愿者。
一般是10：1的概率，100個人參會，大概10個愿意當志愿者，最后大概有5個真的來當志愿者。
這個也跟組織有關(guān)系，公益，有趣，有公信力的組織，更容易獲得靠譜志愿者。
大學生是志愿者主力，但他們相對經(jīng)驗較少，但時間更多。
在職2–3年的人員是第二主力，他們經(jīng)驗豐富，一般參加跟工作相關(guān)的志愿者。
大牛很少成為志愿者，時間不夠。邀請他們來演講即可。
請志愿者填寫：姓名，電話，郵件，微信號，擅長領(lǐng)域。
每次活動前，指定志愿者XX，去做XXX的事情。方便3分鐘進入狀態(tài)。
若能填寫擅長領(lǐng)域，可以引導志愿者完成文案、海報、翻譯、報道撰寫等等工作。
每次線下活動，好好挖掘和培養(yǎng)志愿者，未來活動會越來越順利。
16)PPT(keynote)
記得盡量帶上自己組織標志，開頭和結(jié)束有大標志，結(jié)束頁面有聯(lián)絡方式。
盡量轉(zhuǎn)PDF，方便會后分享。
不要用XX公司業(yè)務介紹，那個格式PPT，太沒誠意。
頂尖運營小結(jié)：
對目標受眾的吸引力大小是活動推廣策劃成功與否的根本，一個好的活動一定會注重受眾的參與性及互動性。有的活動策劃會把公益性也引入活動中來，這本身既與報紙媒體一貫的公信力相結(jié)合，又能夠激發(fā)品牌在群眾中的美譽度。甚至活動的本身就具有一定的新聞價值，能夠在第一時間傳播出去，引起公眾的注意，最大限度地樹立起品牌形象。
本文轉(zhuǎn)載自“創(chuàng)意圈”
