1 原則
集中管理、層層對(duì)接。
主力店客戶的開(kāi)發(fā)、商務(wù)條款的確定以商務(wù)部為主，具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行由相關(guān)對(duì)應(yīng)部門(mén)直接對(duì)接處理。執(zhí)行中無(wú)法解決的問(wèn)題，由商務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)客戶與職能部門(mén)處理，并視具體情況要求公司高層出面協(xié)調(diào)。
2 涉及部門(mén)的職能
2.1商務(wù)部
承擔(dān)主力店客戶的開(kāi)發(fā)，組織商務(wù)合同的起草、談判、修改、會(huì)審及核定，主力店客戶的日常聯(lián)系和維護(hù)，協(xié)調(diào)各部門(mén)與對(duì)方相應(yīng)部門(mén)間的對(duì)接工作;及時(shí)向上級(jí)報(bào)告工作進(jìn)展和日常動(dòng)態(tài);組織召開(kāi)與主力店的洽談會(huì)。
2.2發(fā)展部
摘牌后及時(shí)提供土地資料、相關(guān)商業(yè)數(shù)據(jù)，項(xiàng)目所在地的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等其他相關(guān)資料等。
2.3規(guī)劃研究院
提供項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、布局方案、圖紙和參數(shù)，主持技術(shù)條件的談判。審核主力店客戶的調(diào)整方案，參與會(huì)審合同。商務(wù)部安排專(zhuān)人每周與規(guī)劃研究院溝通新項(xiàng)目的規(guī)劃變更情況，規(guī)劃研究院應(yīng)及時(shí)提供最新版的項(xiàng)目圖紙。
2.4項(xiàng)目管理中心
督促并指導(dǎo)項(xiàng)目公司明確主力店提出的各項(xiàng)要求;督促項(xiàng)目公司完成《房產(chǎn)技術(shù)條件》中要求的所有交房條件;督促項(xiàng)目公司按照合同要求提供所有證照;參與主力店進(jìn)場(chǎng)及房屋交接工作;負(fù)責(zé)安排已撤銷(xiāo)項(xiàng)目公司未完成的與主力店合同約定事項(xiàng)的善后工作。
2.5集團(tuán)商業(yè)管理公司
主持主力店物業(yè)管理合同的談判;參與合同談判及會(huì)審合同，為主力店進(jìn)駐提供服務(wù)。
2.6財(cái)務(wù)部
確認(rèn)保證金、租金到賬情況，參與合同會(huì)審。
2.7法務(wù)部
參與合同談判和合同會(huì)審，負(fù)責(zé)對(duì)其中法務(wù)條款的審核和確認(rèn)。
2.8項(xiàng)目公司
按照“房產(chǎn)技術(shù)條件”及圖紙完成施工;按照合同要求提供所有證照;配合主力店進(jìn)場(chǎng)裝修;協(xié)助主力店客戶當(dāng)?shù)亟?jīng)營(yíng)公司的各項(xiàng)報(bào)批、報(bào)建工作。
2.9各地商業(yè)管理公司
配合主力店的開(kāi)業(yè)準(zhǔn)備，及時(shí)處理主力店客戶日常經(jīng)營(yíng)中的問(wèn)題，定時(shí)向商務(wù)部反映合同執(zhí)行情況和未完善事項(xiàng)。
3 主力店主要工作流程對(duì)接管理辦法
主力店主要工作流程是基于主力店客戶已經(jīng)有明確進(jìn)駐意向后，具體針對(duì)各項(xiàng)目的進(jìn)駐、位置、面積、裝修、交付、開(kāi)業(yè)、營(yíng)運(yùn)等各項(xiàng)工作的落實(shí)而設(shè)計(jì)的管理規(guī)定。商務(wù)部作為該項(xiàng)工作的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，其他相關(guān)部門(mén)有配合工作的義務(wù)。
3.1主力店進(jìn)駐意向的確認(rèn)
由發(fā)展部根據(jù)需要提供項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃和相關(guān)選址信息;規(guī)劃院向商務(wù)部提供主力店的規(guī)劃方案;商務(wù)部向有關(guān)主力店提交書(shū)面的項(xiàng)目情況簡(jiǎn)介并請(qǐng)對(duì)方及時(shí)回復(fù)。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 發(fā)展部：提供土地和城市資料。
2) 規(guī)劃院：提供初步設(shè)計(jì)方案和平面規(guī)劃草圖。
3) 商務(wù)部：明確主力店進(jìn)駐意向。
3.2項(xiàng)目實(shí)地考察或舉行項(xiàng)目推薦會(huì)
指協(xié)助客戶對(duì)項(xiàng)目所在城市的商業(yè)發(fā)展、項(xiàng)目所在位置、人流密度和其他基本情況的考察。或在公司拿地后，商務(wù)部組織項(xiàng)目推薦會(huì)，當(dāng)?shù)仨?xiàng)目公司有義務(wù)予以協(xié)助。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：根據(jù)客戶要求協(xié)調(diào)接待工作;通知當(dāng)?shù)仨?xiàng)目公司協(xié)助。
2) 項(xiàng)目公司：落實(shí)和執(zhí)行協(xié)助考察或會(huì)務(wù)事宜。
3.3規(guī)劃設(shè)計(jì)方案的確定
在項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)過(guò)程中，規(guī)劃院負(fù)責(zé)及時(shí)向商務(wù)部傳達(dá)設(shè)計(jì)方案要點(diǎn)和具體內(nèi)容，及時(shí)提供最新的規(guī)劃圖紙;商務(wù)部隨時(shí)向各相關(guān)主力店客戶通報(bào)并取得對(duì)方的意見(jiàn)和建議。
涉及主力店的有關(guān)設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)問(wèn)題，應(yīng)招集專(zhuān)門(mén)的協(xié)調(diào)會(huì)， 會(huì)議由商務(wù)部主持，規(guī)劃院和項(xiàng)目管理中心參加。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：向規(guī)劃院提供主力店對(duì)設(shè)計(jì)規(guī)劃的意見(jiàn)和建議，及時(shí)向主力店通報(bào)最新的規(guī)劃方案;
2) 規(guī)劃院：及時(shí)提供規(guī)劃設(shè)計(jì)方案任務(wù)要點(diǎn)、確定的規(guī)劃方案和最新確定的規(guī)劃平面圖。
3.4項(xiàng)目確認(rèn)
商務(wù)部主導(dǎo)溝通并取得主力店對(duì)規(guī)劃方案的初步意見(jiàn)，并就布局方案、經(jīng)營(yíng)面積和交付時(shí)間及時(shí)向規(guī)劃院和項(xiàng)目管理中心反饋，盡可能予以接納和改進(jìn)。對(duì)于修改后的項(xiàng)目方案，在限定時(shí)間內(nèi)，要求客戶給予書(shū)面確認(rèn)。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：收集主力店意見(jiàn)和建議，取得書(shū)面確認(rèn);
2) 規(guī)劃院：提供確定的規(guī)劃方案并負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通確認(rèn)。
3.5租賃合同的擬定
由商務(wù)部(及相關(guān)部門(mén))與主力店客戶協(xié)商提出合同初稿，初步確定租金價(jià)格、交付條件、交付日期、物業(yè)費(fèi)等其他商務(wù)條款。商務(wù)部分別征詢規(guī)劃院、項(xiàng)目管理中心、財(cái)務(wù)部、投資部、集團(tuán)商業(yè)管理公司、法務(wù)部會(huì)審合同初稿。如相關(guān)部門(mén)對(duì)合同中的條款有異議，須書(shū)面提交商務(wù)部統(tǒng)一與對(duì)方談判解決，并將結(jié)果知會(huì)有關(guān)部門(mén)。合同文本擬定后由商務(wù)部組織聯(lián)合會(huì)審并提出結(jié)論性意見(jiàn)后，提交分管副總裁批準(zhǔn)后，與對(duì)方約定簽署。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：與主力店協(xié)商起草合同文本，組織征詢意見(jiàn)和會(huì)審，提交審批;
2) 規(guī)劃院：起草和審核房產(chǎn)技術(shù)條件， 與主力店溝通和談判面積、 交房條件、工程界面等內(nèi)容，參與會(huì)審合同中的相關(guān)技術(shù)條件;
3) 項(xiàng)目管理中心：協(xié)調(diào)項(xiàng)目公司提供開(kāi)工、 交場(chǎng)等重要工程節(jié)點(diǎn)， 參與修改，提交會(huì)審意見(jiàn);
4) 財(cái)務(wù)部：參與修改，提交會(huì)審意見(jiàn);
5) 集團(tuán)商業(yè)管理公司：起草和審核物業(yè)管理合同和物管職責(zé)界面，并負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的談判和確認(rèn);
6) 法務(wù)部：參與修改，提交會(huì)審意見(jiàn)，參與合同及附件的談判。
3.6租賃合同的簽署和保管
由商務(wù)部主持與主力店客戶簽署正式租賃合同，簽署完畢后，交集團(tuán)檔案室和財(cái)務(wù)部留底，并將復(fù)印件交商管公司主管副總裁、商業(yè)管理公司租金部及當(dāng)?shù)厣坦芄�，并在抹去�?jīng)濟(jì)指標(biāo)后交規(guī)劃研究院。商務(wù)部負(fù)責(zé)知會(huì)規(guī)劃院、項(xiàng)目管理中心、項(xiàng)目公司、集團(tuán)商業(yè)管理公司、投資部等部門(mén)，如有需要按規(guī)定調(diào)閱。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：組織簽約，并知會(huì)相關(guān)部門(mén);
2) 集團(tuán)檔案室：合同歸檔保存。
3.7簽約儀式的舉行
在項(xiàng)目已有數(shù)個(gè)主力店客戶與我司簽署租賃合同后，為了促進(jìn)后續(xù)招商工作并配合樓盤(pán)的銷(xiāo)售，商務(wù)部應(yīng)擇機(jī)舉行簽約儀式。 當(dāng)?shù)仨?xiàng)目公司有義務(wù)進(jìn)行配合。
3.8主力店設(shè)計(jì)變更
已確認(rèn)的主力店設(shè)計(jì)方案發(fā)生變更時(shí)，規(guī)劃院須及時(shí)告知商務(wù)部，并同時(shí)報(bào)備分管副總裁，由規(guī)劃院、商務(wù)部與主力店協(xié)商取得一致意見(jiàn)并報(bào)經(jīng)分管副總裁審批后由規(guī)劃院發(fā)出，設(shè)計(jì)變更的備份文件交集團(tuán)檔案室與原合同一起保存，規(guī)劃院及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)。如主力店提出的變更要求，涉及到重大規(guī)劃方案調(diào)整，商務(wù)部需及時(shí)告知規(guī)劃院，并同時(shí)報(bào)備分管副總裁，由規(guī)劃院、商務(wù)部與主力店協(xié)商取得一致意見(jiàn);如需成本質(zhì)量控制部提供成本核算，則一并報(bào)經(jīng)分管副總裁審批。設(shè)計(jì)變更的備份文件交集團(tuán)檔案室與原合同一起保存，規(guī)劃院及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：協(xié)調(diào)主力店調(diào)整方案，獲取主力店的書(shū)面確認(rèn);
2) 規(guī)劃院：提交方案調(diào)整計(jì)劃;確認(rèn)方案調(diào)整的可行性;
3) 成本控制部：提供方案調(diào)整造成的成本變化信息;
4) 集團(tuán)檔案室：保存相關(guān)補(bǔ)充文件。
3.9施工進(jìn)度協(xié)調(diào)
商務(wù)部根據(jù)《租賃合同》約定的進(jìn)場(chǎng)裝修日和開(kāi)業(yè)日計(jì)劃，與項(xiàng)目公司保持經(jīng)常性溝通，并隨時(shí)應(yīng)主力店要求將進(jìn)度通報(bào)對(duì)方。每一次由于滯后或其他原因引起的施工進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整，由項(xiàng)目公司向項(xiàng)目管理中心提出書(shū)面報(bào)告并說(shuō)明理由，項(xiàng)目管理中心報(bào)請(qǐng)分管副總裁批準(zhǔn)，通知商務(wù)部與主力店協(xié)調(diào)，并獲得正式書(shū)面確認(rèn)。商務(wù)部負(fù)責(zé)存檔并通知有關(guān)部門(mén)。
有關(guān)協(xié)調(diào)問(wèn)題，應(yīng)形成必要的協(xié)調(diào)會(huì)制度，會(huì)議由規(guī)劃院、項(xiàng)目公司、商務(wù)部和項(xiàng)目管理中心參加。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：定期或應(yīng)主力店要求隨時(shí)通報(bào)工程進(jìn)度，協(xié)調(diào)進(jìn)度修改計(jì)劃，索取主力店書(shū)面確認(rèn)，并通知有關(guān)部門(mén);
2) 項(xiàng)目公司：應(yīng)商務(wù)部要求隨時(shí)通報(bào)工程進(jìn)度，起草進(jìn)度修改計(jì)劃，及時(shí)向項(xiàng)目部申請(qǐng);
3) 項(xiàng)目管理中心：審核進(jìn)度計(jì)劃修改要求的合理性并報(bào)請(qǐng)主管副總裁批準(zhǔn)，通知商務(wù)部正式與主力店協(xié)調(diào)。
3.10對(duì)外宣傳資料的確定
商務(wù)部定期向項(xiàng)目管理部提供主力店客戶的基本資料，并在樓盤(pán)開(kāi)業(yè)前一個(gè)月提供關(guān)于業(yè)態(tài)的描述，項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)方案中涉及主力店的介紹和宣傳，由各項(xiàng)目公司向項(xiàng)目管理中心統(tǒng)一提出，經(jīng)商務(wù)部與主力店相關(guān)部門(mén)協(xié)商確認(rèn)后， 方可采用。
同時(shí)，項(xiàng)目管理中心應(yīng)提前一個(gè)月告知商務(wù)部樓盤(pán)開(kāi)業(yè)時(shí)間，并經(jīng)主管副總裁簽字確認(rèn)后，在樓盤(pán)銷(xiāo)售廣告中加入商務(wù)部招商廣告內(nèi)容。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：向項(xiàng)目管理中心提供主力店客戶資料，審核宣傳方案中涉及主力店的介紹和宣傳內(nèi)容;
2) 項(xiàng)目公司：向項(xiàng)目管理中心索取主力店資料，如果宣傳方案涉及主力店內(nèi)容，須向項(xiàng)目管理部報(bào)審;
3) 項(xiàng)目管理中心：與商務(wù)部協(xié)調(diào)后，審核和批準(zhǔn)宣傳方案。
3.11進(jìn)場(chǎng)
當(dāng)主力店承租房屋已具備進(jìn)場(chǎng)裝修條件時(shí)，集團(tuán)所屬公司應(yīng)提前向項(xiàng)目管理中心提交主力店進(jìn)場(chǎng)裝修通知書(shū)，項(xiàng)目管理中心審核同意后，由商務(wù)部向主力店發(fā)出進(jìn)場(chǎng)交接通知，進(jìn)場(chǎng)程序按《主力店進(jìn)場(chǎng)移交注意事項(xiàng)》中的規(guī)定執(zhí)行。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：主持協(xié)調(diào)主力店相關(guān)部門(mén)接受移交;
2) 集團(tuán)所屬公司：提交進(jìn)場(chǎng)裝修通知書(shū);
3) 項(xiàng)目管理中心：審批進(jìn)場(chǎng)通知書(shū)，參加進(jìn)場(chǎng)移交手續(xù)，督辦項(xiàng)目公司工程進(jìn)度和質(zhì)量達(dá)到合同約定要求。
3.12裝修配合
由項(xiàng)目管理中心主持會(huì)同有關(guān)部門(mén)執(zhí)行，各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：配合協(xié)調(diào);
2) 項(xiàng)目管理中心：主持執(zhí)行;
3) 集團(tuán)所屬公司：具體操作。
3.13房屋正式交付
按照《主力店進(jìn)場(chǎng)移交注意事項(xiàng)》和集團(tuán)商業(yè)管理公司交接驗(yàn)收的規(guī)定，由商務(wù)部和項(xiàng)目管理中心主持，通知主力店相關(guān)部門(mén)，會(huì)同其他有關(guān)部門(mén)按合同約定的條件和方式履行交付手續(xù)。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 項(xiàng)目管理中心：與商務(wù)部共同主持交付;
2) 商務(wù)部：項(xiàng)目管理部共同主持交付;
3) 集團(tuán)商業(yè)管理公司：參與見(jiàn)證;
4) 集團(tuán)所屬公司：配合具體操作;
5) 各地商業(yè)管理公司：參與見(jiàn)證并配合。
3.14開(kāi)業(yè)典禮和正式商業(yè)營(yíng)運(yùn)
主力店提交開(kāi)業(yè)計(jì)劃后，商務(wù)部及時(shí)通知集團(tuán)商業(yè)管理公司，由集團(tuán)商業(yè)管理公司負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)厣虡I(yè)管理公司和對(duì)方相應(yīng)部門(mén)對(duì)口交接。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部：向商業(yè)管理公司提交主力店開(kāi)業(yè)計(jì)劃;
2) 商業(yè)管理公司：批準(zhǔn)開(kāi)業(yè)計(jì)劃和開(kāi)業(yè)典禮方案;
3) 各地商業(yè)管理公司：具體操作;
4) 集團(tuán)所屬公司：參與配合。
3.15合同解釋和補(bǔ)充規(guī)定
主力店正式營(yíng)運(yùn)后，由商務(wù)部主持，要求各地商業(yè)管理公司具體執(zhí)行對(duì)《租賃合同》中各項(xiàng)條款進(jìn)行審查。如有必要，在6個(gè)月內(nèi)提交《租賃合同補(bǔ)充協(xié)議書(shū)》。
各部門(mén)主要職責(zé)：
1) 商務(wù)部;主持修訂;
2) 各地商業(yè)管理公司：負(fù)責(zé)具體操作;
3) 商業(yè)管理公司：參與審查;
4) 集團(tuán)所屬公司：參與審查。
�。▉�(lái)源：商業(yè)地產(chǎn)學(xué)院）
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