一、信息時(shí)代之挑戰(zhàn)

隨著中國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其在最近十幾年企業(yè)信息化建立已經(jīng)完成了長足的發(fā)展。凡是經(jīng)歷過這一過程的人都會有這樣的體會：企業(yè)的信息系統(tǒng)管得越來越寬了，單看冒出的系統(tǒng)名詞都已眼花繚亂。對于零售企業(yè)而言，圍繞核心的進(jìn)銷存衍生出了諸如SCM、CRM、WMS、零售、批發(fā)、招商、拓店、B2B、B2C、O2O等，此外還有HR、財(cái)務(wù)、OA、DM、物業(yè)、知識庫、門戶、社交、維基等等。毫不夸張地說，我們正處在“名詞爆炸”的時(shí)代。

這句話雖略帶調(diào)侃意味，但也反映了企業(yè)信息化建設(shè)領(lǐng)域的事實(shí)——軟件分工的細(xì)化。十幾年前很多企業(yè)只找一家軟件公司，只購買一套軟件；十幾年后的今天，這已經(jīng)變得越來越不可能了。原因很簡單，一方面是廣度，企業(yè)需要使用信息技術(shù)管理的范圍越來越大；另一方面是深度，對于很多傳統(tǒng)領(lǐng)域要求也越來越高。面對如此大的廣度與深度的需求，哪怕是對于規(guī)模中等的企業(yè)而言，要找一家能夠全方位滿足其需求的軟件公司已經(jīng)越來越不可能。況且即便存在這樣的軟件公司，將其分解為更多更小相對獨(dú)立的軟件系統(tǒng)也是一個(gè)必然趨勢。

然而，筆者曾經(jīng)與多位企業(yè)CIO有過上述問題的交流，他們普遍都對軟件分工心存擔(dān)憂。原因很簡單，首當(dāng)其沖的便是“信息孤島”問題，原來只有一個(gè)大系統(tǒng)時(shí)，完全不用擔(dān)心系統(tǒng)中各個(gè)模塊之間的信息同步問題。而現(xiàn)在當(dāng)把一個(gè)大系統(tǒng)拆解成若干較小的系統(tǒng)，也就是說原來只是一個(gè)系統(tǒng)中的不同模塊，現(xiàn)在卻變成了多個(gè)系統(tǒng)。那么如何確保它們之間能夠及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行信息傳遞？況且如果這些系統(tǒng)還來自不同的軟件廠商，將面臨的挑戰(zhàn)將更大。另一個(gè)問題則是，考慮到企業(yè)內(nèi)的眾多系統(tǒng)用戶，更多的軟件意味著他們的電腦桌面上有更多的快捷方式，這無形中增加了用戶使用系統(tǒng)的難度，進(jìn)而導(dǎo)致培訓(xùn)成本的增加。

二、工作流2.0應(yīng)對挑戰(zhàn)

面對上述挑戰(zhàn)，我們的回答是——工作流2.0。相信對于大部分企業(yè)用戶而言，對“工作流”并不陌生，因?yàn)槟壳傲餍械拇蠖鄶?shù)OA系統(tǒng)都提供有這一功能。但兩者并不相同。

先來看傳統(tǒng)OA系統(tǒng)中“工作流”的定義：就是工作流程的計(jì)算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計(jì)算機(jī)中以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示并對其實(shí)施計(jì)算。工作流要解決的主要問題是：為實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個(gè)參與者之間，利用計(jì)算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞。再來看看“工作流2.0”的定義：實(shí)現(xiàn)工作過程管理的自動化、智能化和整合化。如果給工作流1.0打上標(biāo)簽的話，那就是“無紙化、重復(fù)工作、流程孤島、系統(tǒng)孤島、數(shù)據(jù)孤島”；工作流2.0對應(yīng)的便是“智能化、效率質(zhì)量提升、外部數(shù)據(jù)整合、消除信息孤島、內(nèi)部數(shù)據(jù)整合”。

可見工作流2.0的最大改進(jìn)便是能夠?qū)�來自不同�?yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，從而消除信息孤島問題。聯(lián)系上一節(jié)中所談到的企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)下所面臨的挑戰(zhàn)，我們提出如下應(yīng)對策略：站在企業(yè)角度，首先設(shè)計(jì)適用于本企業(yè)的工作流程，然后根據(jù)流程的需要選擇合適的軟件系統(tǒng)以及具體功能模塊，以流程將來自不同軟件系統(tǒng)的功能模塊串聯(lián)起來。

HEADING® BPM™正是在這樣的指導(dǎo)思想下開發(fā)出來的，目的是為企業(yè)提供統(tǒng)一的、跨應(yīng)用系統(tǒng)且獨(dú)立的工作流應(yīng)用平臺。接下來看一個(gè)實(shí)際應(yīng)用案例，從中我們能夠更加直觀地了解由此帶來的巨大變化。

三、應(yīng)用案例

一天超市采購經(jīng)理將采購員小張叫到辦公室說：現(xiàn)在市場是有一種香蕉牌手機(jī)比較火，我們目前還沒有，我們經(jīng)營這個(gè)商品一定有不少賺頭，這個(gè)事情你去搞定。小張接到這個(gè)任務(wù)會怎么處理呢？以小張選定一個(gè)供應(yīng)商洽談簽訂合同為例介紹流程系統(tǒng)相對于使用傳統(tǒng)信息系統(tǒng)帶來的變化。先來看看傳統(tǒng)的處理：

1、小張選擇一個(gè)香蕉手機(jī)供應(yīng)商進(jìn)行洽談；

2、期間小張可能需要對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察；

3、小張最終選擇了一個(gè)供應(yīng)商要與之談判簽訂采購合同；

4、小張將供應(yīng)商信息以及香蕉手機(jī)的信息以文件或者郵件附件的形式發(fā)給資料管理員；

5、資料管理員在企業(yè)統(tǒng)一資料平臺中錄入供應(yīng)商資料信息和商品信息；

6、小張與供應(yīng)商簽訂書面采購合同；

7、小張或相應(yīng)操作人員在采購系統(tǒng)中錄入采購合同；

8、小張通知采購經(jīng)理需要在采購平臺審批采購合同；

9、采購合同經(jīng)由采購經(jīng)理審批后生效；

10、小張通知倉庫和銷售部門已經(jīng)采購香蕉牌手機(jī)請做好收貨和新品上架準(zhǔn)備。

以上過程中加下劃線的部分是需要信息系統(tǒng)參與的，其它則是人工作業(yè)。

這里涉及到的信息系統(tǒng)可能有多個(gè)，供應(yīng)商資料和商品資料信息可能是由企業(yè)的統(tǒng)一資料平臺提供，而采購合同可能是由采購平臺提供，還可能涉及到倉儲管理系統(tǒng)、進(jìn)銷存管理系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等等。

以上的各個(gè)系統(tǒng)共同配合來完成簽訂采購合同的流程，是什么將這些系統(tǒng)結(jié)合在一起的呢？是人，小張、采購經(jīng)理以及資料管理員在業(yè)務(wù)流程適當(dāng)?shù)臅r(shí)候登錄到相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)來完成對應(yīng)的工作，某些設(shè)計(jì)不好的系統(tǒng)可能會要求用戶多次輸入登錄口令。整個(gè)業(yè)務(wù)過程是由人來驅(qū)動的，每個(gè)人都清楚自己在整個(gè)流程中什么時(shí)候需要完成什么事情，流程的調(diào)整需要通知所有參與人知曉，很多系統(tǒng)外的工作完全由個(gè)人自己發(fā)揮，這就是傳統(tǒng)信息系統(tǒng)，采用粗曠的管理方式。

我們再來看看使用流程系統(tǒng)之后這個(gè)過程會如何：

圖1 使用流程系統(tǒng)之后的過程展示

圖中淺藍(lán)色和紫色方框中的任務(wù)表示可以在流程系統(tǒng)中完成的份任務(wù)，粉紅色方框表示是一個(gè)子流程，子流程既可以單獨(dú)發(fā)起，也可以嵌入在其它流程中成為其它流程的一部分，途中白色方框表示是系統(tǒng)外任務(wù)，流程只提到一個(gè)提醒的作用。

1、采購員小張?jiān)诹鞒滔到y(tǒng)中發(fā)起一個(gè)流程，引進(jìn)供應(yīng)商

2、小張去考察該供應(yīng)商，并在流程系統(tǒng)中填寫新供應(yīng)商審批表

3、采購經(jīng)理會得到流程系統(tǒng)的通知，需要完成審批新供應(yīng)商審批表任務(wù)

4、小張與供應(yīng)商簽訂書面合同，并將供應(yīng)商資料和香蕉手機(jī)資料提供給資料管理員

5、資料管理員會得到流程系統(tǒng)的提醒，完成錄入供應(yīng)商資料和香蕉手機(jī)資料的任務(wù)

6、小張會得到流程系統(tǒng)提醒，需要完成錄入采購合同的任務(wù)

7、采購經(jīng)理會得到流程系統(tǒng)提供，需要完成審批采購合同的任務(wù)

8、完成之后整個(gè)流程結(jié)束，此時(shí)統(tǒng)一資料平臺中建立了供應(yīng)商資料和相應(yīng)的商品資料，而采購系統(tǒng)中則建立了相應(yīng)的采購合同。該流程還可以進(jìn)行擴(kuò)展加入倉庫系統(tǒng)與進(jìn)銷存系統(tǒng)的協(xié)作。

從以上的流程執(zhí)行可以發(fā)現(xiàn)，流程系統(tǒng)接管了傳統(tǒng)信息系統(tǒng)中由人驅(qū)動的流程執(zhí)行行為，人在整個(gè)流程執(zhí)行的過程中只是完成其被安排的任務(wù)即可，每個(gè)人需要處理的任務(wù)都會從流程系統(tǒng)得到消息通知。由于流程是按照流程定義由系統(tǒng)嚴(yán)格執(zhí)行的，所以使用流程帶來的最大的幾點(diǎn)好出是：

l  規(guī)范業(yè)務(wù)流程，規(guī)范企業(yè)管理；

l  減輕了業(yè)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，即使沒有太多信息系統(tǒng)的使用經(jīng)驗(yàn)，也可以迅速掌握信息系統(tǒng)的使用；

l  流程可以靈活的進(jìn)行調(diào)整，可設(shè)計(jì)出更符合企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)流程。

我們接著上面的故事再繼續(xù)，以上的流程執(zhí)行了一段時(shí)間，有一天采購經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，小張引進(jìn)供應(yīng)商的效率比較低，經(jīng)常洽談二十幾個(gè)供應(yīng)商還找不到一個(gè)合適的，浪費(fèi)了大量的時(shí)間，采購經(jīng)理憑著自己多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)希望先對小張粗選的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，過濾掉一些可行性不高的供應(yīng)商。所以采購經(jīng)理將小張叫到身邊說：小張，以后你出去洽談供應(yīng)商必須向我申請，我同意之后你才能去。為了達(dá)到以上目地，采購經(jīng)理向信息部提出，要求能對采購員出去洽談供應(yīng)商的過程進(jìn)行管理，那我們看看這個(gè)使用傳統(tǒng)信息系統(tǒng)和使用流程系統(tǒng)分別是怎樣解決這個(gè)問題的。

使用傳統(tǒng)信息系統(tǒng)：

1、信息部經(jīng)理找到資料庫軟件提供商，要求增加對供應(yīng)商引進(jìn)過程的管理，資料庫軟件提供商說，這個(gè)功能太個(gè)性化我們目前還沒有，我們也可以按照你們的要求進(jìn)行開發(fā)，但開發(fā)周期可能需要兩個(gè)月，另外我們的員工也要吃飯，您看費(fèi)用方面是不是....，信息部經(jīng)理皺了皺眉頭。

2、信息部經(jīng)理考慮了一下，我們不是還有OA系統(tǒng)嗎，我在OA系統(tǒng)中增加個(gè)流程就可以了，但這個(gè)OA系統(tǒng)是相對獨(dú)立的，這個(gè)流程很難與業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合起來使用，采購經(jīng)理可能覺得各種不爽，難道就沒有更簡單易行的辦法了嗎？

我們看看在流程系統(tǒng)中完成這個(gè)需求需要做什么，只需要將上面的流程進(jìn)行以下調(diào)整（圖中粉色任務(wù)）：

圖2 新增需求涉及的流程調(diào)整

我們只需要在填寫新供應(yīng)商評估表之前增加一個(gè)任務(wù)：發(fā)起新供應(yīng)商考察申請，由小張?zhí)顚�，后續(xù)讓采購經(jīng)理審批，審批通過就可以繼續(xù)進(jìn)行，否則這個(gè)供應(yīng)商就不必再進(jìn)行洽談了。

使用流程之后對與類似的這些流程調(diào)整信息部不需要再等待軟件提供商去修改信息系統(tǒng)了，也不需要花費(fèi)額外的軟件開發(fā)費(fèi)用，在信息部內(nèi)部就可以很快的完成定制更貼近于實(shí)際的業(yè)務(wù)流程。

案例總結(jié)

下面通過一個(gè)表格來比較使用流程帶來的變化：

表1 流程與傳統(tǒng)方式的對比表