【背景】：J集團分銷系統(tǒng)升級。此項目是2年前的項目，近期因新項目協(xié)調(diào)，再次引發(fā)筆者思考。
【問題】：
1、如何做好“項目管理”？
2、如何解決虛擬團隊人員現(xiàn)有工作和項目之間的矛盾？
【分享】：
一言以蔽之，項目管理的精髓在于“人”和“時間”的管理而非“技術(shù)”的管理。為什么這么說，因為我們所做的項目管理，往往是從各個崗位抽調(diào)人手，組成一個虛擬的團隊來進行運作，真正脫產(chǎn)的人很少，這樣原有的工作需要繼續(xù)開展，勢必和項目推進形成或多或少的矛盾。比如新商流系統(tǒng)上線測試期間，正是配送中心的“開門紅”活動的關(guān)鍵時期，被抽調(diào)參與測試的業(yè)務(wù)人員本身需要推進“銷售、利潤”各項分銷指標(biāo)，而其中一位成員的下屬又被調(diào)離到了別的崗位，這樣就工作進度就緊張了很多。他能兼顧新項目測試和本崗位任務(wù)完成兩項重要工作按時達標(biāo)嗎？我作為此項目的組織人又該如何管理好此類同事的測試工作呢？
第一，嚴格執(zhí)行簽到制度。
新項目是在J集團總部計算機中心進行模擬測試的，我會在前一天晚上利用手機短信為每一個項目組成員發(fā)送“短信提示”，說明新一天項目推進的要點，并提示開始測試的時間和到場的時間是8:30之前。
第二天一大早，我必須趕在7:50之前坐上去總部的公交車，以保證8:05分到達總部，趕在項目組成員到齊之前，提好水，打開所有的測試電腦，更新程序，并檢測網(wǎng)絡(luò)是否正常，以保證測試效率，然后打印《簽到表》，讓成員感受到測試工作的嚴肅性。執(zhí)行“簽到”制度的另一個好處是，可以有效地統(tǒng)計每一位成員的工作量，便于項目結(jié)束后的獎勵兌現(xiàn)。
第二，定期做好晨會制度。
一天之計在于晨。開好晨會是確保一天工作目標(biāo)清晰、工作效率高效的前提，我會利用10分鐘的早會時間，通報前一天的測試進展和今天的測試目標(biāo)，分配好每一個人的測試內(nèi)容。
第三，明確有效的分配任務(wù)。
滿屋子電腦，滿屋子的人，如何進行資源分配，體現(xiàn)了管理的高效性，也決定了項目成員對管理者的認同。我根據(jù)基礎(chǔ)資料建立、合同錄入、采購、訂貨、驗收入庫、銷售、結(jié)算、發(fā)貨、報表查詢等環(huán)節(jié)，按日常工作流程劃分了負責(zé)人、配合人和對應(yīng)的電腦位置，這樣每一個參與的人員都能各負其責(zé)、各盡其能了。同時我還將測試的步驟和測試的詳細目錄進行了打印，確保每一臺微機上都有對應(yīng)的測試明細，保證了各環(huán)節(jié)測試人員的效率。
第四、適時溝通，尊重每位成員。
觀察力是一項管理能力。作為項目協(xié)調(diào)人，必須根據(jù)項目組成員的言談舉止來判斷每一位同事當(dāng)天的心情和干勁，若遇到焦慮、心不在焉、經(jīng)常出去接電話和上廁所的情況，我會進一步跟進，關(guān)注異樣的同事，通過看似不經(jīng)意的溝通來了解當(dāng)下同事的心情和所遇到的麻煩，并對其表示尊重和支持，同時也會以“既來之，則安之”的要求，讓對方安心工作，中午或下班后再進行解決。若發(fā)現(xiàn)同事確實有重要的事情辦理，就批準假期，同時要求他提供一個后備人選來接替他的工作。
第五、定期做好晚會總結(jié)
忙碌了一天的工作終于結(jié)束了，我們往往都會急著趕回家去，畢竟項目推進往往會超過正常的下班時間，加班到晚上七點以后成為常態(tài)。作為項目協(xié)調(diào)人也要急著回家嗎？當(dāng)然不可以，因為你還沒有總結(jié)。即使是10分鐘的時間，也要將所有參與項目的同事召集起來，開個小“晚會”，檢閱一天的成績和問題，匯總《每日項目測試表》后再宣布下班。若需要緊急討論的問題比較多，那超過30分鐘后就應(yīng)將會議地點轉(zhuǎn)移到餐館或酒店，和同事們邊吃邊聊，想必這時候大多人不會關(guān)心會議會開多久，而情感的交流會讓會議效果更好，也密切了虛擬團隊的合作意識。
第六，及時將項目進展匯報領(lǐng)導(dǎo)。
在做商流系統(tǒng)升級項目期間，我設(shè)計了一個表格《商流工作升級情況通報》，內(nèi)容包括了：1、總體目標(biāo)，2、具體目標(biāo)（序號、模塊、主要升級內(nèi)容、工作進度及已達成的目標(biāo)、下一步工作目標(biāo)、責(zé)任人、支持部門）；3、提報時間等等，通過一張表格的方式展示項目的進展，讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然，同時也針對棘手的問題及時匯報領(lǐng)導(dǎo)，以尋求支援。
第七，及時兌現(xiàn)獎勵。
項目終會結(jié)束，新項目也會開始。如何讓項目成員葆有激情，我想管理者最應(yīng)該做的就是及時獎勵，所謂及時，就是在員工發(fā)出抱怨之前，這其實也是一個人性和時間的把握。及時的獎勵，哪怕是一場小型的慶功宴，亦或是兩天的短途旅游，都會讓員工有一種被尊重的感覺，人所追求的價值就是獲得周圍人的認可，而這個認可要及時，否則即使加倍獎勵，也會導(dǎo)致怨言。
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